-10 typiske fejl du bÞr undgÄ
Der er fejl, som springer i Ăžjnene, nĂ„r man fĂžrst har fĂ„et Ăžje pĂ„ dem, men som begĂ„s igen og igen ude i virkeligheden – hver eneste dag. Nogle af dem handler om generelt manglende omtanke. Nogle er simpelt sjusk. Og nogle er en ren tanketorsk i situationen. Men det er ikke sĂ„ svĂŠrt at skrive gode e-mails. Her er 10 gode rĂ„d.
Af Per Salling
LÊs lige denne e-mail. Grundigt. Se, hvor mange fejl du kan finde. (Der er (mindst) 10.) Du kan evt. skrive e-mailen ud og markere fejlene pÄ udskriften.
10 fejl. Alle sammen fejl, der springer i Ăžjnene, nĂ„r man fĂžrst har fĂ„et Ăžje pĂ„ dem, men som begĂ„s igen og igen ude i virkeligheden – hver eneste dag. Nogle af dem handler om generelt manglende omtanke. Nogle er simpelt sjusk. Og nogle er en ren tanketorsk i situationen.
Her er 10 veje til at skrive gode – eller i hvert fald bedre – e-mails.
1. Skriv en sigende overskrift
Hvor overrasket, spĂŠndt og nysgerrig bliver du, hver gang der stĂ„r “mĂžde”, “nyhedsbrev nr. 19” eller “diverse” i listen i din indbakke, nĂ„r du logger ind? Er det de fĂžrste e-mails, du Ă„bner? – Nok ikke.
Overskriften – det, du skriver i “Vedr.”-rubrikken – er helt afgĂžrende for, hvor langt oppe pĂ„ prioriteringslisten din e-mail kommer hos en travl modtager! Overskriften er simpelthen en “teaser”, der skal lokke modtageren til overhovedet at Ă„bne din e-mail! Det er mĂ„ske ikke sĂ„ stort et problem, hvis du skriver en privat e-mail, og modtageren kender dig; men i en erhvervsmĂŠssig sammenhĂŠng er det altsĂ„ vigtigt.
Der er ingen grund til at tro, at direktĂžren hos Hansen & SĂžnner i Glostrup kaster sig over en indholdsmĂŠssigt anonym e-mail fra en tilfĂŠldig kunde – eller fra forsikringsselskabet – som den fĂžrste, hvis der ligger 20 fra forretningsforbindelser, 3 fra Ăžkonomichefen, 2 fra veninden og 1 fra konen. Og der er ingen grund til at tro, at din chef eller dine kolleger prioriterer din e-mail frem for 10 andre i indbakken, hvis du ikke skriver klart og tydeligt, hvad den handler om.
2. Organisér brÞdteksten typografisk
Ăt langt afsnit – helt ĂŠrligt! E-mailen indeholder “diverse”, og ved en nĂžjere undersĂžgelse finder vi 4 emner, hvoraf kun de 2 har noget med hinanden at gĂžre. Men det er fuldstĂŠndig usynligt, nĂ„r man skimmer den. Det hele flyder sammen i en lang omgang vĂŠg-til-vĂŠg-tekst uden afsnitinddeling, uden overskrifter for hvert emne, uden nogen som helst mulighed for at overskue teksten.
- Nyt emne – ny overskrift. (Eller endnu bedre: Ny e-mail)
- Nyt indholdsmĂŠssigt afsnit – nyt typografisk afsnit, gerne med under-overskrift. (Det sker i eksemplet dĂ©r, hvor man begynder at fortĂŠlle om politiets indsats og igen dĂ©r, hvor opfordringen til at se videobĂ„ndet og melde sig som vidne kommer.)
- Punktopstilling, hvis muligheden er der. (Det er den fx i PS’et om strĂžmmen.)
Hvorfor? Fordi den grafiske overskuelighed er helt afgĂžrende for, hvor grundigt folk lĂŠser din tekst, og hvor meget de opfatter af den.
3. VĂŠr seriĂžs
“Global Publicity er dem med de berĂžmte julestuer⊔ – og? Her lĂŠgges op til lidt indforstĂ„et fnis-fnis, og kan I huske hvor hende Babs nede fra posten havde travlt med at holde ĂžkonomidirektĂžren pĂ„ afstand ⊠Det er irrelevant, og det sender et useriĂžst signal, som resten af dit budskab ikke kan vĂŠre tjent med at vĂŠre i e-mail sammen med.
4. Fat dig i korthed
Hele den lange redegÞrelse for, at manden er filmet af overvÄgningskameraet, og at en mand med samme signalement ogsÄ har vÊret pÄ fÊrde andre steder, er fuldstÊndig unÞdvendig.
5. UndgÄ stave- og slÄfejl
“⊠kig fobi ⊔ og et par andre. I e-mails ud af huset mĂ„ det ikke forekomme – simpelthen. I interne e-mails kan det vĂŠre svĂŠrt at undgĂ„ helt, fordi der ikke er den samme tid til korrektur. Men husk, at en hvilken som helst slĂ„fejl i en hvilken som helst e-mail dybest set er et lille bitte signal om manglende omhu. Og hvis der er mange, sĂ„ begynder signalet altsĂ„ at blive kraftigt!
6. FortĂŠl modtagerne, hvad de skal gĂžre
Godt gemt inde midt i det grĂ„ hulmĂžnster af bogstaver stĂ„r der en opfordring til at kontakte ejendomsadministrationen og politiet, hvis du har set noget, der kan fĂžre til, at tyven bliver pĂ„grebet. Men hvem skal du tale med? Hvad med et lokaltelefonnummer til ejendomsadministrationen – og et telefonnummer og kontaktnavn til politiet?
7. TrĂŠk de vigtigste ting frem
Helt nede i bunden af e-mailen er der en opfordring til at sĂŠtte sig ind i firmaets sikkerhedsprocedurer – ikke helt uvĂŠsentligt. Og der er en opfordring til at lade vĂŠre med at bruge elevatorerne pĂ„ et bestemt tidspunkt, fordi strĂžmmen bliver afbrudt – heller ikke uden interesse i et hus med 8 etager.
Men ser man dem? Springer de i Ăžjnene, sĂ„ man ikke kan undgĂ„ at se dem? NĂŠh. De skulle i det mindste have vĂŠret nĂŠvnt fĂžrst. Og allerhelst skulle de have haft en e-mail for sig selv – hver isĂŠr.
8. Husk de vedhĂŠftede filer
“Den vedhĂŠftede fil er vores 30-siders manual⊔ Hvilken vedhĂŠftet fil? Kan du finde den? Jeg kan ikke!
Det sker for os alle sammen af og til, at vi fĂ„r trykket “send”, fĂžr den vedhĂŠftede fil er vedhĂŠftet. Men det bliver det ikke mindre sjusket af. Et tip: Skriv e-mailens adressat ind som det allersidste, efter at du har lĂŠst korrektur og tjekket bilag. SĂ„ undgĂ„r du at “komme til” at sende, fĂžr du er klar.
9. Send de rigtige oplysninger – og til de rigtige modtagere
Se det for dig: En 30-siders sikkerhedsmanual. Hvem fÄr nogensinde lÊst den? Hvem kan huske indholdet, hvis de lÊser den?
Og hvis der er Ă©n i afdelingen, der helt sikkert ikke vil give sig til at “lĂŠse 30 sider grundigt” for at finde de afsnit, der er relevante for etagefĂŠllerne, sĂ„ er det afdelingslederen.
Send kun oplysninger, der er relevante for modtageren! Og send dem i en form, der er umiddelbart tilgĂŠngelige – her handler det om 1-2 siders punktopstilling med sikkerhedsinstruktioner, ikke 30 siders brĂždtekst.
10. Udvis “rettidig omhu”
Til sidst godbidden: Denne e-mail er sendt ud, prĂŠcis 8 minutter fĂžr strĂžmmen bliver afbrudt. “Undlad at benytte elevatorerne i dette tidsrum, og hvis du bruger din PC, sĂ„ sĂžrg for at tage backup, sĂ„ du ikke mister data.”
Vi lader billedet stÄ et Þjeblik, mens vi pÄ den indre storskÊrm ser konsekvenserne for os. (BemÊrk oplysningen i brÞdtekstens fÞrste linie: Vi er i en bygning med mindst 8 etager.)
Situationen er selvfĂžlgelig sat pĂ„ spidsen her. Men du har helt sikkert pĂ„ et tidspunkt prĂžvet at undre dig over en lokaleflytning, en organisationsĂŠndring eller noget andet, som du intet havde fĂ„et at vide om; og sĂ„ har du spurgt en kollega og fĂ„et svaret, at “der kom vistnok en mail i aftes / i fredags / en gang lige fĂžr pĂ„ske – jeg har ikke selv set den, men Gitte fra kontoret fortalte ⊔
Hvis det er vigtigt, at budskabet bliver opfattet, er det afsenderens ansvar at sende det pĂ„ en mĂ„de og pĂ„ et tidspunkt, sĂ„ modtageren ikke kan undgĂ„ at opfatte det rettidigt. I denne e-mail er budskabet om strĂžmafbrydelsen suverĂŠnt det vigtigste. Derfor skulle det have haft en e-mail for sig selv – udsendt rettidigt – mĂ„ske endda flere gange – og med en Ă©ntydig og opmĂŠrksomhedsvĂŠkkende overskrift.
SĂ„dan skriver du en god – eller i hvert fald bedre – e-mail
Indholdet i denne e-mail skulle have vÊret fordelt pÄ 3 separate mails:
- En om strĂžmafbrydelsen
- En om tyveriet og om at undgÄ fremtidige tyverier
- En om sikkerhed pÄ arbejdspladsen
Hver af dem skulle have haft en overskrift, der klart og éntydigt fortalte, hvad den handlede om. Og hver af dem skulle der have vÊret ofret lidt omhu pÄ. For eksempel sÄdan:
Hvorfor er denne e-mail bedre? – Den adskiller sig fra den fĂžrste pĂ„ en rĂŠkke punkter.
- Ăt emne
(Eller strengt taget 2, men de hĂžrer sammen: Der er sket et tyveri, som vi helst skal have opklaret – og sĂ„ skal vi forebygge flere tyverier.) De 2 andre emner i den oprindelige e-mail er vĂŠk, idet de har fĂ„et hver deres e-mail. - Klar struktur
Indledning med redegĂžrelse for, hvad sagen drejer sig om – derefter en anmodning om hjĂŠlp til opklaringen og en anmodning om hjĂŠlp til at forebygge flere tyverier. - Overskuelighed
Emnet fremgÄr klart af overskriften, og de to underliggende del-emner har hver deres overskrift nede i brÞdteksten. En punktopstilling fremhÊver de 3 ting, alle i huset kan og bÞr gÞre for at forebygge flere tyverier. - PrÊcis handleanvisning
Der stÄr klart, hvor vi skal gÄ hen, og hvem vi skal sige noget til. - Ingen stave- eller slÄfejl
- Navngiven afsender
Personlighed er en god ting; for e-mails er ogsĂ„ breve, og alle breve er som bekendt fra nogen til nogen. I dette tilfĂŠlde Ăžger det e-mailens autoritet meget, at den ikke kommer âout of nowhereâ, men fra et kendt ansigt i ejendomsadministrationen.
E-mails eller emails?
Lad os lige fÄ den med: Hedder det e-mails eller emails? Retskrivningsordbogen er ikke i tvivl: E-mails. Og den bestemmer!
Boksen
- Skriv e-mailen om stĂžmafbrydelse og tĂŠnk over dette:
- Hvordan skal hovedbudskabet lyde – hvad skal der stĂ„ i “Emne”?
- Hvilket delbudskab er det vigtigste – hvad skal stĂ„ fĂžrst i brĂždteksten?
- Vil du bruge under-overskrifter? Hvilke?
- Har du lyst til eller brug for at tilfĂžje noget?
- LÊg gennemskrivningen til side en dags tid, find den frem og giv den en tur til. Vis den sÄ til en kollega og fÄ en bedÞmmelse.
- Smid den ud og skriv en ny. Den endelige.
Flere artikler om emnet:
Se ogsĂ„ omtalen af min bog Bedre breve – bedre e-mails.
© Per Salling, Omatskrive.dk, 2005-2019
Hits: 1908