Skriv bedre e-mails – 10 typiske fejl

Der er fejl, som springer i øjnene, når man først har fået øje på dem, men som begås igen og igen ude i virkeligheden – hver eneste dag. Her gennemgår jeg 10 typiske fejl. Nogle af dem handler om generelt manglende omtanke. Nogle er simpelt sjusk. Og nogle er en ren tanketorsk i situationen. Men det er ikke så svært at skrive bedre e-mails. Til 10 typiske fejl hører 10 gode råd, og her er de.

Af Per Salling

Læs lige denne e-mail. Grundigt. Se, hvor mange fejl du kan finde. (Der er (mindst) 10.) Du kan evt. skrive e-mailen ud og markere fejlene på udskriften.

10 typiske fejl – de er her allesammen!

10 typiske fejl. Alle sammen fejl, der springer i øjnene, når man først har fået øje på dem, men som begås igen og igen ude i virkeligheden – hver eneste dag. Nogle af dem handler om generelt manglende omtanke. Nogle er simpelt sjusk. Og nogle er en ren tanketorsk i situationen.

10 typiske fejl – og 10 skridt på vejen til bedre e-mails

Her er 10 gode råd om at bearbejde de 10 typiske fejl og i stedet skrive gode – eller i hvert fald bedre e-mails.

1. Skriv en sigende overskrift

Hvor overrasket, spændt og nysgerrig bliver du, hver gang der står “møde”, “nyhedsbrev nr. 19” eller “diverse” i listen i din indbakke, når du logger ind? Er det de første e-mails, du åbner? – Nok ikke.

Overskriften – det, du skriver i “Vedr.”-rubrikken – er helt afgørende for, hvor langt oppe på prioriteringslisten din e-mail kommer hos en travl modtager! Overskriften er simpelthen en “teaser”, der skal lokke modtageren til overhovedet at åbne din e-mail! Det er måske ikke så stort et problem, hvis du skriver en privat e-mail, og modtageren kender dig; men i en erhvervsmæssig sammenhæng er det altså vigtigt.

Der er ingen grund til at tro, at direktøren hos Hansen & Sønner i Glostrup kaster sig over en indholdsmæssigt anonym e-mail fra en tilfældig kunde – eller fra forsikringsselskabet – som den første, hvis der ligger 20 fra forretningsforbindelser, 3 fra økonomichefen, 2 fra veninden og 1 fra konen. Og der er ingen grund til at tro, at din chef eller dine kolleger prioriterer din e-mail frem for 10 andre i indbakken, hvis du ikke skriver klart og tydeligt, hvad den handler om.

2. Organisér brødteksten typografisk

Ét langt afsnit – helt ærligt! E-mailen indeholder “diverse”, og ved en nøjere undersøgelse finder vi 4 emner, hvoraf kun de 2 har noget med hinanden at gøre. Men det er fuldstændig usynligt, når man skimmer den. Det hele flyder sammen i en lang omgang væg-til-væg-tekst uden afsnitinddeling, uden overskrifter for hvert emne, uden nogen som helst mulighed for at overskue teksten.

  • Nyt emne – ny overskrift. (Eller endnu bedre: Ny e-mail)
  • Nyt indholdsmæssigt afsnit – nyt typografisk afsnit, gerne med under-overskrift. (Det sker i eksemplet dér, hvor man begynder at fortælle om politiets indsats og igen dér, hvor opfordringen til at se videobåndet og melde sig som vidne kommer.)
  • Punktopstilling, hvis muligheden er der. (Det er den fx i PS’et om strømmen.)

Hvorfor? Fordi den grafiske overskuelighed er helt afgørende for, hvor grundigt folk læser din tekst, og hvor meget de opfatter af den.

3. Vær seriøs

“Global Publicity er dem med de berømte julestuer…” – og? Her lægges op til lidt indforstået fnis-fnis, og kan I huske hvor hende Babs nede fra posten havde travlt med at holde økonomidirektøren på afstand … Det er irrelevant, og det sender et useriøst signal, som resten af dit budskab ikke kan være tjent med at være i e-mail sammen med.

4. Fat dig i korthed

Hele den lange redegørelse for, at manden er filmet af overvågningskameraet, og at en mand med samme signalement også har været på færde andre steder, er fuldstændig unødvendig.

5. Undgå stave- og slåfejl

“… kig fobi …” og et par andre. I e-mails ud af huset må det ikke forekomme – simpelthen. I interne e-mails kan det være svært at undgå helt, fordi der ikke er den samme tid til korrektur. Men husk, at en hvilken som helst slåfejl i en hvilken som helst e-mail dybest set er et lille bitte signal om manglende omhu. Og hvis der er mange, så begynder signalet altså at blive kraftigt!

6. Fortæl modtagerne, hvad de skal gøre

Godt gemt inde midt i det grå hulmønster af bogstaver står der en opfordring til at kontakte ejendomsadministrationen og politiet, hvis du har set noget, der kan føre til, at tyven bliver pågrebet. Men hvem skal du tale med? Hvad med et lokaltelefonnummer til ejendomsadministrationen – og et telefonnummer og kontaktnavn til politiet?

7. Træk de vigtigste ting frem

Helt nede i bunden af e-mailen er der en opfordring til at sætte sig ind i firmaets sikkerhedsprocedurer – ikke helt uvæsentligt. Og der er en opfordring til at lade være med at bruge elevatorerne på et bestemt tidspunkt, fordi strømmen bliver afbrudt – heller ikke uden interesse i et hus med 8 etager.

Men ser man dem? Springer de i øjnene, så man ikke kan undgå at se dem? Næh. De skulle i det mindste have været nævnt først. Og allerhelst skulle de have haft en e-mail for sig selv – hver især.

8. Husk de vedhæftede filer

“Den vedhæftede fil er vores 30-siders manual…” Hvilken vedhæftet fil? Kan du finde den? Jeg kan ikke!

Det sker for os alle sammen af og til, at vi får trykket “send”, før den vedhæftede fil er vedhæftet. Men det bliver det ikke mindre sjusket af. Et tip: Skriv e-mailens adressat ind som det allersidste, efter at du har læst korrektur og tjekket bilag. Så undgår du at “komme til” at sende, før du er klar.

9. Send de rigtige oplysninger – og til de rigtige modtagere

Se det for dig: En 30-siders sikkerhedsmanual. Hvem får nogensinde læst den? Hvem kan huske indholdet, hvis de læser den?

Og hvis der er én i afdelingen, der helt sikkert ikke vil give sig til at “læse 30 sider grundigt” for at finde de afsnit, der er relevante for etagefællerne, så er det afdelingslederen.

Send kun oplysninger, der er relevante for modtageren! Og send dem i en form, der er umiddelbart tilgængelige – her handler det om 1-2 siders punktopstilling med sikkerhedsinstruktioner, ikke 30 siders brødtekst.

10. Udvis “rettidig omhu”

Til sidst godbidden blandt de 10 typiske fejl: Denne e-mail er sendt ud, præcis 8 minutter før strømmen bliver afbrudt. “Undlad at benytte elevatorerne i dette tidsrum, og hvis du bruger din PC, så sørg for at tage backup, så du ikke mister data.”

Vi lader billedet stå et øjeblik, mens vi på den indre storskærm ser konsekvenserne for os. (Bemærk oplysningen i brødtekstens første linie: Vi er i en bygning med mindst 8 etager.) Af de 10 typiske fejl er det trods alt nok den værste – den med de værste konsekvenser.

Situationen er selvfølgelig sat på spidsen her. Men du har helt sikkert på et tidspunkt prøvet at undre dig over en lokaleflytning, en organisationsændring eller noget andet, som du intet havde fået at vide om; og så har du spurgt en kollega og fået svaret, at “der kom vistnok en mail i aftes / i fredags / en gang lige før påske – jeg har ikke selv set den, men Gitte fra kontoret fortalte …”

Hvis det er vigtigt, at budskabet bliver opfattet, er det afsenderens ansvar at sende det på en måde og på et tidspunkt, så modtageren ikke kan undgå at opfatte det rettidigt. I denne e-mail er budskabet om strømafbrydelsen suverænt det vigtigste. Derfor skulle det have haft en e-mail for sig selv – udsendt rettidigt – måske endda flere gange – og med en éntydig og opmærksomhedsvækkende overskrift.

Sådan skriver du en god – eller i hvert fald en bedre e-mail

Indholdet i denne e-mail skulle have været fordelt på 3 separate mails:

  • En om strømafbrydelsen
  • En om tyveriet og om at undgå fremtidige tyverier
  • En om sikkerhed på arbejdspladsen

Hver af dem skulle have haft en overskrift, der klart og éntydigt fortalte, hvad den handlede om. Og hver af dem skulle der have været ofret lidt omhu på for ikke bare et gentage de 10 typiske fejl. For eksempel sådan:

E-mail eksempel 2

Hvorfor er denne e-mail bedre? – Den adskiller sig fra den første på en række punkter.

  • Ét emne
    (Eller strengt taget 2, men de hører sammen: Der er sket et tyveri, som vi helst skal have opklaret – og så skal vi forebygge flere tyverier.) De 2 andre emner i den oprindelige e-mail er væk, idet de har fået hver deres e-mail.
  • Klar struktur
    Indledning med redegørelse for, hvad sagen drejer sig om – derefter en anmodning om hjælp til opklaringen og en anmodning om hjælp til at forebygge flere tyverier.
  • Overskuelighed
    Emnet fremgår klart af overskriften, og de to underliggende del-emner har hver deres overskrift nede i brødteksten. En punktopstilling fremhæver de 3 ting, alle i huset kan og bør gøre for at forebygge flere tyverier.
  • Præcis handleanvisning
    Der står klart, hvor vi skal gå hen, og hvem vi skal sige noget til.
  • Ingen stave- eller slåfejl
  • Navngiven afsender
    Personlighed er en god ting; for e-mails er også breve, og alle breve er som bekendt fra nogen til nogen. I dette tilfælde øger det e-mailens autoritet meget, at den ikke kommer ”out of nowhere”, men fra et kendt ansigt i ejendomsadministrationen.

De 10 typiske fejl er skaffet af vejen – i hvert fald foreløbigt.

E-mails eller emails?

Lad os lige få den med: Hedder det e-mails eller emails? Retskrivningsordbogen er ikke i tvivl: E-mails. Og den bestemmer!

Boksen

  1. Skriv e-mailen om stømafbrydelse og tænk over dette:
    • Hvordan skal hovedbudskabet lyde – hvad skal der stå i “Emne”?
    • Hvilket delbudskab er det vigtigste – hvad skal stå først i brødteksten?
    • Vil du bruge under-overskrifter? Hvilke?
    • Har du lyst til eller brug for at tilføje noget?
  2. Læg gennemskrivningen til side en dags tid, find den frem og giv den en tur til. Vis den så til en kollega og få en bedømmelse.
  3. Smid den ud og skriv en ny. Den endelige. Uden de 10 typiske fejl – dem alle, i hvert fald!

Flere artikler om emnet:

Se også omtalen af min bog Bedre breve – bedre e-mails.

.

© Per Salling, Omatskrive.dk, 2005-2019

Visits: 2372