3. Rapportens formål - Omatskrive.dk: Skriv bedre, skriv lettere

Skriv bedre rapporter 3

Du skal have et meget klart billede af rapportens formål. Rapporter er jo så meget: Fysikrapporter, projektrapporter, undersøgelsesrapporter og så videre. Og de har som regel deres egen sammenhæng, deres eget formål og deres egen målgruppe. Så det store spørgsmål for dig er: Hvad tror du egentlig, at du har gang i?

Artiklen er den 3. i en serie på 12, der tilsammen udgør et mini-rapportkursus.

^{Denne artikel rummer tabeller, der kan være svære at aflæse på en smartphone.}

Af Per Salling

“En rapport er en faglig og saglig, systematisk samling af konkrete informationer på ét sted, kommenteret efter rapportens formål.” Fint nok – men hvordan skal netop din rapport være?

Når opgaven er stillet af andre: Læs opgaveformuleringen grundigt igennem. En vigtig del af al rapportskrivning er at levere den vare, man bliver bedt om – ikke noget andet, hverken mere eller mindre. Hvis opgaven ikke er formuleret præcist, så tal med den, der har stillet opgaven (eller præcisér den selv, hvis det er en del af opgaven at gøre det).
Når du selv skal formulere opgaven: Formulér den helt igennem, så du ved, hvor du vil hen. (Hvad er emnet? Hvad er “det store spørgsmål”? Hvem er rapporten fra? Hvem er den til? Hvad skal den bruges til?)

Rapportens emne

A. Skal du selv finde på et emne?

Hvis du selv skal finde emnet og skrive problemformuleringen (og det skal du som regel kun, hvis du er studerende), så begynd med at afgrænse emnet præcist. Det er en forudsætning for at nå i mål på den tid, du har. Det gør du i en trinvis proces, hvor du først afgrænser emnet mest muligt, derefter beskriver rapportens sigte eller formål, og til sidst snævrer den ind – fokuserer den – til et omfang, du kan overkomme. Sådan, for eksempel:

1	“Noget om arkitektur”	Første idé
2	Industribyggeri	Afgrænsning
3	Ny brug af tidligere industribygninger	Yderligere afgrænsning
4	Genbrug af forladte industribygninger til kulturelle formål	Yderligere afgrænsning
5	Vejledning til interesserede i genbrug af forladte industribygninger til kulturelle formål	Målgruppe
6	“Bolsjefabrikken” i Nordvest – de 5 vigtigste erfaringer mht. struktur, myndighedskontakt og økonomi	Fokusering

Studerende?
Så er det vigtigt,
at dit emne er
acceptabelt
inden for dit fag.
Og det er dit eget
ansvar!

Læg mærke til indsnævringen. Du starter meget bredt med hele faget: Arkitektur, sygepleje, småbørns-pædagogik, tekstilfremstilling i Midtjylland i mellemkrigstiden eller hvad det nu er, der er din faglige sammenhæng. Det er meget vigtigt for dig at sørge for, at dit emne er acceptabelt inden for dit fag og din uddannelses rammer. Og det er dit eget ansvar!

Derefter skærer du til i en trinvis afgrænsning, så du kommer tættere og tættere på noget, der er operationelt – dvs. har et omfang og en fokusering, der gør det muligt for dig at komme rundt om emnet på den tid og den plads, du har til rådighed.

B. Får du emnet serveret af en anden?

Hvis du ikke selv skal finde emnet, men får det stukket “grydeklart” ud af en lærer, en chef eller en kunde, så er det nu, du skal gå til stålet. Lad ikke din “opdragsgiver” (låneord fra svensk!) forlade lokalet (eller forlad det ikke selv), før du er sikker på, at du har forstået opgaven.

Hvis du senere kommer i tvivl, så vend tilbage og få svar på dine spørgsmål. Det er ikke nær så dumt at spørge et par gange for meget, som det er at levere noget andet end det, man skulle have leveret.

Hvem er din målgruppe?

Rapporter kan være så meget. — Hvem kan målgruppen være for denne rapport?

Under alle omstændigheder skal du tage stilling til, hvem der er din målgruppe. Det er meget vigtigt for dig selv at vide, for forskellige målgrupper skal som regel have forskellige oplysninger. En rapport om, hvordan en industribygning kan bygges om, kan være henvendt til ejeren, til ingeniørerne, til bygningshåndværkerne, til økonomerne, til de kommende brugere … de skal alle have lidt af det samme at vide, men også en hel masse, der er specielt henvendt til netop dem.

Hvis du læser til bygningskonstruktør, henvender du dig nok til ingeniørerne eller håndværkerne; men er du i gang med en administrativ uddannelse, er det måske økonomerne eller de kommende brugere. Gør du i gymnasiet, så snak med din lærer. Husk: Hun/han får sin løn for at svare på dine spørgsmål. Under alle omstændigheder: Bliv inden for din uddannelses rammer!

Find en “persona”

Her kan du med stor fordel forestille dig en persona. En persona er en slags skabelon for din modtagergruppe – en fiktiv (eller virkelig) person, der er typisk for modtagergruppen.

Hvis du ikke kan
se din målgruppe
for dig, så risikerer
du at skrive
en sludder for
for en sladder:
“Lidt for de fleste og
ikke nok for nogen”.

Skriver du fx en rapport om indeklima i skolebygninger, så beslut dig for, hvem du først og fremmest vil fortælle noget: Lærerne? Pedellerne? Skolelederne? Folkene i kommunens bygningsforvaltning? (De andre må selvfølgelig gerne læse med!) Hvis det fx er skolelederne, så skriv til en skoleleder, du kender – eller sæt dig ind i, hvordan en skoleleder tænker, og levér varen til ham/hende.

Læs mere om personaer.

Hvis du ikke kan se din målgruppe for dig, så risikerer du at skrive en sludder for en sladder, hvor der er en masse ufokuserede oplysninger hobet op under mottoet “Lidt for de fleste og ikke nok for nogen”. Det er der ikke mange points i ved bedømmelsen, uanset om den finder sted hos en censor eller en chef.

Problemformuleringen

Vi bliver et øjeblik ved de 2 sidste punkter i indkredsningen af emnet (punkt 5 og 6 i tabellen ovenfor). Det er her, du lægger dig meget præcist fast på, hvad du vil fortælle til hvem og hvorfor. Hvem skal vide eller kunne hvad, når de har læst dit værk, og hvorfor?

Her er du nødt til at bruge en hel del tid og energi, for det er selve kernen i rapporten, du har fat i. Problemformuleringen. Bemærk også, at emnet er præciseret ud ad en tangent – væk fra det uforpligtende “noget om arkitektur” og hen mod det målrettede “noget helt konkret og praktisk om ny brug af tomme bevaringsværdige bygninger”.

En problemformulering er det spørgsmål, du bruger hele rapporten til at besvare. Derfor er problemformuleringen dit vigtigste værktøj overhovedet undervejs – den styrer, hvilke kilder og teorier der er relevante, og hvilke observationer du har brug for. Og derfor kan du glemme alt om en god rapportkarakter, hvis du skriver problemformuleringen som det sidste i stedet for som det første – din rapport bliver simpelthen noget vat!

Problemformuleringen
er det spørgsmål, du
bruger hele rapporten
til at besvare:
dit vigtigste værktøj
overhovedet i arbejdet.

Det tager sin tid at nå frem til en god problemformulering. Men den tid kommer så rigeligt igen!

Her er nogle eksempler baseret på “Bolsjefabrik”-eksemplet ovenfor.

Kan forladte industribygninger genbruges til kulturelle formål? (Svarmuligheder: Ja/nej/ved ikke – og hvor spændende er dét lige? Her kan du højst opnå at argumentere for det ene af synspunkterne mod det andet.)
Hvad gør Københavns Kommune for at få genbrugt forladte industribygninger til kulturelle formål? (Ikke meget bedre – her kan du ikke komme videre end til en kvalificeret opremsning af kommunens tiltag.)
Hvordan får man genbrugt egnede, forladte industribygninger til kulturelle formål? (Her begynder der at ske noget – men vi skal stadig have fundet ud af, hvem “man” er, og hvad “egnet” betyder. Det sker i et par hjælpespørgsmål:)
- Hvilke typer bygninger kan genbruges? (Se nedenfor i afsnittet om afgrænsning.)
- Hvilke initiativer kan borgere og brugere tage, og hvordan kan man organisere ansvaret?
- Hvilke initiativer kan kommunen tage for at fremme processen?

Det er en stor fordel, hvis du formulerer problemformuleringen som et konkret, fyldigt og velovervejet spørgsmål og ikke som påstande eller andre udsagn. Du skal nemlig bruge den direkte og ordret til at sætte af fra, når du skal skrive din konklusion!

Du skal også være meget opmærksom på, at problemformuleringen er realistisk. Du skal have stillet hovedspørgsmål og hjælpespørgsmål så præcist, at du er sikker på at kunne besvare dem på den tid og plads, du har til rådighed.

Der ligger en del arbejde i at komme så langt. Men det kommer til at koste dig dyrt i irritation og i spildt tid senere i processen, hvis du springer over her; så det er vigtigt for dig selv, at du griber fast i den del af opgaven.

Men der mangler da noget!

Lige nu sidder du måske og tænker på, at der mangler noget: Hvorfor er det overhovedet interessant at beskæftige sig med et her tjavs? Hvorfor vil “nogen” vide noget om det? Hvad skal de bruge det til?

Det er rigtig smart at vide de ting, når du skal besvare spørgsmålet i problemformuleringen. For der er ingen grund til at irritere læseren med en masse detaljer, han eller hun slet ikke er interesseret i eller har brug for. Og derfor er der heller ingen grund til at spilde din egen tid med at grave de detaljer frem og forklare dem.

Altså: Du skal have fat i en hypotese, som er relevant for din målgruppe.

Hvad er en hypotese?

Boksen

Før du går videre med at læse om hypoteser, så gør følgende:

Find papir og kuglepen frem.
Sæt stopuret i telefonen til 20 minutter.
Brug de 20 minutter til at tænke grundigt over disse 3 spørgsmål og skrive svarene ned:
- Hvem vil du fortælle noget om dit emne?
- Hvad vil du fortælle ham/hende/dem?
- Hvad skal de vide/kunne, når de har læst din tekst?

Du skal bruge hele tiden – men du må ikke overskride den for meget!

Hele serien: