Rapportens hovedafsnit: Så går det løs!

Skriv bedre rapporter 7

Rapporter er så meget. Fysikrapporter, projektrapporter, undersøgelsesrapporter. Seminar-rapporten ved 3. årsprøve og Dyrevelfærdsrådets brevdueavlerrapport. Men de har én ting til fælles: De skal skrives! Når alle forberedelserne er på plads, er det som regel en overkommelig opgave.

Artiklen er den 7. i en serie på 12, der tilsammen udgør et mini-rapportkursus.

Af Per Salling

I afsnit 3 skitserede jeg kort den traditionelle opbygning af en rapport. Den følger vi her.

Først skal vi gøre arbejdet med indledningen færdigt. Find din synopsis frem (se afsnit 5), den skal du bruge nu.

7.1 Indledningen

Indledningen til en rapport rummer typisk disse 5 led:

  1. Emneområde: Hvilket overordnet emne tager rapporten udgangspunkt i? (Behov for at spare på energien og reducere co2-udledningen – modernisering og/eller genbrug af udtjente bygninger – eller hvad du nu har valgt.)
  2. Konkret problemfelt: Hvad vil jeg derfor tage fat i og kigge nærmere på? (Genbrug af overflødigt eller forældet erhvervsbyggeri til nye formål …)
  3. Endnu snævrere konkretisering: Hvilken del af problemfeltet vil jeg stille skarpt på? (Genbrug af forladte industribygninger til ungdoms- eller borgerhuse…) Problemformulering: Hvilket spørgsmål vil denne rapport helt præcist stille skarpt på, og hvilke delspørgsmål vil det være nødvendigt at besvare for at kunne besvare hovedspørgsmålet? (I dit tilfælde måske noget “administrativt” med kontakt mellem borgergrupper og myndigheder, organisation og økonomi)
  4. Afgrænsning: Hvilke emner / delemner kommer jeg ikke ind på i rapporten? Hvorfor ikke? (I dit tilfælde måske noget “teknisk” med indretning, installationer, brandsikring, adgangsforhold osv.)
  5. Metodebeskrivelse: Sådan har jeg gjort: (Opgaven bygger på den-og-den litteratur samt interviews med dem og dem. Først har jeg undersøgt dét, og så har jeg undersøgt dét. Derefter …)

Læs mere om specielt metodeafsnittet her: Hvad er et godt metodeafsnit?

Der kan være et syvende element: Målgruppe og formål. Hvem er rapportens målgruppe, hvorfor det, og hvad skal de have ud af at læse rapporten? Det kan stå hér, eller det kan stå i forordet.

Du må ikke tage for let på indledningen! Alle disse 6 (7) forhold skal være belyst for læseren, før han/hun ved, om det overhovedet er tiden og umagen værd at læse videre. Og er det en skole-/uddannelsesrapport, vil indledningen blive læst med lup. Her koster den mindste mangel på præcision points!

7.2 Analyseafsnittet

fem-lette-trin-blooms-taksonomi
Blooms taksonomi

Hvis du går eller har gået i gymnasiet, har du helt sikkert set denne model: Blooms Taksonomi. – “Taksonomi” betyder systematisk inddeling eller opstilling, typisk i niveauer fra generel til specifik.

Modellen kan bruges i mange forskellige forbindelser, men fælles for dem er, at den inddeler viden om et emne i forskellige niveauer. Det kan være din viden om et emne, der bliver mere og mere detaljeret løbet af undervisningen. Fra at vide, at færdselsloven findes, kommer du frem til at vide hvad der står i den – forstå det – og du ender (forhåbentlig) med at kunne reagere korrekt i trafikken.

I rapportsammenhæng dukker denne udvikling fra at “vide” noget om et emne trin for trin op til at kunne “vurdere” det typisk op i strukturen for analyseafsnittet. Det gør det også her. Prøv at kigge på de 6 punkter i indledningen ovenfor – kan du genfinde taksonomien dér?

Man bruger også somme tider en 3-trins skala: Viden – Færdighed – Kompetence. Og den typiske opbygning af analyseafsnittet – den “taksonomiske” – er faktisk struktureret efter den skala: Fremlæggelse af viden – analyse – konklusion.

A Redegørelse (viden og forståelse)

Du indleder analyseafsnittet med en redegørelse, som giver din læser den nødvendige viden og forståelse for at kunne følge med i den analyse, der kommer senere. Det gør du ved at præsentere dine kilder og din metode grundigere, end de blev i indledningens metodeafsnit.

  • Hvad er det for en sammenhæng, din rapport indgår i? Hvad er det (mere eller mindre) overordnede samfundsproblem, den skal bidrage til at beskrive eller måske endda løse?
  • Hvad er din hypotese? Hvad er det, du vil finde ud af og derefter hjælpe læseren til at vide og forstå?
  • Hvorfor har du valgt de kilder? Er det de eneste, eller er de bedre end nogle andre – og i givet fald, hvorfor det?
  • Hvilken metode eller teori tager du udgangspunkt i? Som studerende kan du sikkert finde noget i undervisningen; og her skal du gå efter noget, der er relevant for dit fag: Økonomisk teori, miljø- og bæredygtighedsteorier, kommunikationsteori, LEAN, konfliktteorier… Eksempel: Arbejdet med Bolsjefabrikken kalder i høj grad på en interessentanalyse i den indledende fase.

Og du kan udmærket begrunde dit valg med, at det er sådan man plejer at gøre i den typer undersøgelser – eller at det netop ikke er sådan, man plejer at gøre det, men du vil prøve en anden metode fordi…

Målet med dette afsnit er at give din læser en foreløbig forståelse for, hvad det er du har gang i. Og det skader selvfølgelig ikke, at du undervejs selv får en bedre forståelse for det.

B Undersøgelse (anvendelse og analyse)

Som elev/studerende bruger du det meste af analyseafsnittet bruger du på at demonstrere for din lærer/censor, at du har fuldstændig styr på det her tjavs – du kan bruge de redskaber, du har lært i undervisningen.

Som medarbejder producerer du ny viden til glæde for din chef/kollega/kunde.

Som elev/studerende
demonstrerer du for
din lærer/censor, at
du kan bruge de red-
skaber, du har lært
i undervisningen.

Som medarbejder
producerer du ny
viden til glæde
for din kunde.

I begge tilfælde gør du det ved at undersøge/analysere de data, du har gravet ud af dine kilder, ud fra den synsvinkel, der ligger i din metode. På den måde viser du, at din fremgangsmåde er relevant, og at den kan føre til ny /bedre viden.

Hvis vi holder fast i bolsjefabrik-eksemplet: Du kan måske finde nogle gennemsnitlige kvadratmeterpriser på istandsættelse, nedrivning og nybygning, og du kan få nogle ønsker fra nogle definerede grupper af interessenter. Dem kan du prøve at flette sammen til at vise, at et genbrug af den gamle bygning kan tilfredsstille borgergruppe 1, 2 og 3’s behov (men ikke gruppe 4’s) for et realistisk beløb, mens en nedrivning og efterfølgende nybygning vil tilfredsstille alle 4 borgergruppers behov, men for en urealistisk høj pris, så den ikke vil kunne realiseres.

Jeg går ikke videre ind på dette. Du ved selv bedst, hvad din rapport skal handle om, og der er en vis grad af sandsynlighed for, at du har en lærer, der ved, hvad hun eller han taler om – eller en chef eller kunde, der ved, hvad hun eller han har brug for. Spørg!

C Diskussion (syntese og vurdering)

I diskussionen opsummerer du og “diskuterer” dine resultater med dig selv for at skabe et overblik. Hvad viser de? Holder de? Organisér dem, så de står klart. Man kan sige, at du lægger bolden til rette for dig selv før konklusionen.

Du kan også godt have et kort afsnit med metodekritik (altså en vurdering af din egen fremgangsmåde) her: Var det den rigtige metode til oplysninger, du havde fundet – eller omvendt, var dine data relevante for den opgave, du havde sat dig for at løse? Det kan virke forfriskende og overskudsagtigt på læserne, at du kan se på dit eget arbejde og konstatere – helt uden hjælp fra andre – at “havde jeg gjort det på en anden måde, var jeg kommet frem til et andet resultat”.

Hvis du ikke vil have metodekritikken her, kan den i stedet komme i slutningen af konklusionen.

7.3 Konklusion

Et virkelig smart kneb er at indlede konklusionen med at gentage problemformuleringen – enten ordret eller maskeret:

Denne rapport om genbrug af overflødige erhvervsbygninger tager udgangspunkt i den almindelige antagelse, at der er en bæredygtighedsmæssig fordel i at genbruge sådanne bygninger til andre formål i stedet for at nedrive dem og erstatte dem med nybyggeri. I min problemformulering stillede jeg derfor hovedspørgsmålet: Hvordan får man genbrugt egnede, forladte industribygninger til kulturelle formål?

Et virkelig smart
kneb er at indlede
sin konklusion med
at gentage problem-
formuleringen
ordret eller
maskeret.

For eksemplets skyld tog jeg udgangspunkt i arbejdet omkring “Bolsjefabrikken”, og efter en interessent-analyse valgte jeg at fokusere på samarbejdet mellem kommune og borgere og se specielt på spørgsmål omkring organisering, myndighedskontakt og økonomi.

Min analyse af casen har ført til 5 vigtige læringspunkter: …”

Og så videre.

Jeg har selv bedømt mange rapporter. Jeg har snakket med andre bedømmere og med censorer. Og vi er enige om (mindst) én ting:

Det første, man som bedømmer gør, er at læse problemformulering og konklusion sammenhængende. Hvis konklusionen giver et dækkende og retvisende svar på problemformuleringens spørgsmål, er rapporten bestået (med forbehold for, at vi observerer “snyd”). Hvis konklusionen IKKE besvarer problemformuleringens spørgsmål tilfredsstillende, er vi på dybt vand; og den gode karakter er i hvert fald rykket længere væk.

Dérfor er det så smart at indlede konklusionen med at gentage problemformuleringen. Det minder dig selv om, at problemformuleringen er spørgsmålet, og konklusionen er svaret på det spørgsmål. Du skal besvare spørgsmålet fyldestgørende, og du har ikke lov til at snakke udenom. – Og på den måde flasher du for bedømmerne, at du har løst opgaven!

Altså: Når du (tror, at du) er færdig med konklusionen, skal du tilbage og nærlæse problemformuleringen. Har du rent faktisk besvaret det spørgsmål, du blev stillet / du stillede dig selv? Hvis ja, smil glad. Hvis nej, er arbejdet simpelthen ikke slut!

Metodekritik og perspektivering

Direkte efter konklusionen kan du evt. have et afsnit med et kritisk blik på egen metode (kan som før nævnt også stå i slutningen af diskussionen).

Du kan også have en helt kort perspektivering, hvor du overvejer, hvad rapporten kan bruges til, hvilke tanker dens konklusion burde medføre, og hvad “man” måske burde undersøge som følge af den.

Ingen af delene er nødvendige; men kan du skrive dem kompetent, signalerer det et overskud, som vil glæde nogle bedømmere.

Boksen

Er du færdig med din konklusion? Er du?
På det tidspunkt, hvor du tror at du er færdig med konklusionen, er der intet vigtigere i dit liv end at tjekke den op mod problemformuleringen. HUSK DET!

Hele serien:

1 Hvad er en rapport?
2 Hvordan er den typiske rapport bygget op?
3 Hvad går opgaven ud på?
4 Hypotesen – det, der gør problemformuleringen interessant
5 Så skal der skrives! En god model til en “synopsis”
6 Kilder og “data” – eller: Læs den rigtige bog før din lærer
7 Rapportens hovedafsnit: Så går det løs!
8 Skriveprocessen
9 Godt rapportsprog
10 Kildehenvisninger
11 Serviceafsnittene – alt det, der er uden om det, der er indeni
12 Mere om rapportskrivning

Se også:

© Per Salling, Omatskrive.dk, 2010-2020