Rapporter er sĂ„ meget. Fysikrapporter, projektrapporter, undersĂžgelsesrapporter. Seminar-rapporten ved 3. Ă„rsprĂžve og DyrevelfĂŠrdsrĂ„dets brevdueavlerrapport. FĂŠlles for dem er, at du skal samle noget stof sammen, organisere og bearbejde det og prĂŠsentere det for en mĂ„lgruppe. Og rapportskrivning er ikke den store kunst – det er et hĂ„ndvĂŠrk, der kan lĂŠres. Her er en guide til rapportskrivning – en rĂŠkke tips til, hvordan du kan skrive bedre rapporter.
Artiklen er den fÞrste i en serie pÄ 12, der tilsammen udgÞr et mini-rapportkursus.
Af Per Salling
1 Hvad er en rapport?
En rapport er noget helt andet end en “stil”, “opgave” eller “artikel” – for ikke at tale om et “essay”. En rapport er en faglig og saglig, systematisk samling af konkrete informationer pĂ„ Ă©t sted, kommenteret efter rapportens formĂ„l. AltsĂ„:
- faglig (dvs. relevant og ikke uvedkommende)
- saglig (dvs. trovĂŠrdig, dĂŠkkende og neutral – i bĂ„de udvalg, redigering og kommentering)
- samling (dvs. udvalgt blandt al mulig anden information af dig til at belyse netop det emne, du har valgt – eller er blevet bedt om – at belyse)
- konkrete informationer (dvs. kontante, reelle facts)
- pĂ„ Ă©t sted (dvs. umiddelbart og let tilgĂŠngeligt for lĂŠseren – let at lĂŠse, let at forstĂ„, let at overskue – traditionelt pĂ„ papir, men mere og mere ogsĂ„ elektronisk)
- kommenteret efter rapportens formÄl (dvs. begrundet, forklaret og konkluderet pÄ, sÄ rapporten er umiddelbart brugbar for mÄlgruppen)
Der er 3 slags rapporter:
- Den rent beskrivende hvad-skete-der-rapport: DÞgn- eller vagtrapporten, politibetjentens rapport efter en anholdelse, elevens fysikrapport osv. Den type rapport kommer jeg ikke ind pÄ her.
- Den beskrivende og forklarende rapport, der fremlĂŠgger en rĂŠkke givne data og – som regel – forklarer dem: Fx en rapport, der beskriver lĂžnforskellen mellem mĂŠnd og kvinder og kommer med en Ă„rsagsforklaring.
- Den undersĂžgende og problemafklarende rapport, der undersĂžger et bestemt problem og kommer med en lĂžsningsmodel – fx en rapport, der undersĂžger Ă„rsagerne til lĂžnforskellen mellem mĂŠnd og kvinder og fremlĂŠgger en stribe alternative lĂžsningsmodeller
Der er altsÄ groft sagt ambitionsniveauet til forskel pÄ de tre typer rapportskrivning.
Afsender, mÄlgruppe og formÄl
Hvem er rapporten fra? Hvem er den til? Hvad skal den bruges til? De 3 spÞrgsmÄl skal du tÊnke igennem, fÞr du tager fat for alvor.
Skriver du som elev eller studerende, er mĂ„lgruppen formodentlig lĂŠrer og censor, og formĂ„let er at vise dem, at du ved noget om emnet og kan skrive en rapport – dvs. sĂŠtte dig ind i et stof og formidle det.
Hvem er rapporten
fra? Hvem er den
til? Hvad skal den
bruges til?
De 3 spÞrgsmÄl skal
du tĂŠnke igennem,
fĂžr du tager fat
for alvor.
Men rapporten vil som regel ogsĂ„ have karakter af en fiktiv virkelig rapport i en eller anden tĂŠnkt erhvervsmĂŠssig sammenhĂŠng. Dette er vigtigt! For det er almindeligt, at rapportens formidling tĂŠller med ved karaktergivningen. “Formidling” vil i denne sammenhĂŠng sige, at du helt klart fortĂŠller, hvem rapporten er henvendt til, og hvad de skal vide efter at have lĂŠst den. Find ud af, hvad spillet gĂ„r ud pĂ„, og levĂ©r varen!
Er du pÄ jobbet, sÄ er mÄlgruppen enten kolleger, chefen eller en kunde. Og formÄlet er typisk at forsyne dem med baggrundsviden til selv at foretage sig noget: Komme videre med egne opgaver, trÊffe beslutninger ⊠Her er det lige sÄ vigtigt at finde ud af, hvad modtageren skal bruge, sÄ du kan levere varen prÊcist.
I begge tilfÊlde er det vigtigt, at du gÞr det let for lÊseren at lÊse din rapport. LÊrere og censorer bliver glade, og det trÊkker nÊppe ned i karakteren. Eller: Kolleger, chefer og kunder bliver glade, og det er ingen skade til pÄ jobmarkedet.
Derfor skal du se din lĂŠser for dig! Selve det “At skrive” handler altid om at fortĂŠlle noget til nogen, og derfor er du simpelthen nĂždt til at forestille dig din lĂŠser helt fysisk, nĂ„r du skriver. (Eksempel: En fremmed censor, midaldrende mand med skĂŠg, nysgerrige Ăžjne bag brillerne, en smule hĂŠngerĂžv i flĂžjlsbukserne – eller hvad du nu foretrĂŠkker.)
Hvis du glemmer
at se lĂŠseren for dig
som et virkeligt
menneske,
risikerer du at
falde ned i stoffet
og “drukne”.
Hvis du glemmer at se lĂŠseren for dig som et virkeligt menneske, risikerer du at falde ned i stoffet og “drukne”. SĂ„ bliver resultatet en ophobning af informationer, der er struktureret efter din egen interesse i stedet for modtagerens behov. Eller i vĂŠrste fald slet ikke struktureret. Du glemmer, hvad du vil fortĂŠlle til hvem. Og det koster dyrt ved bedĂžmmelsen – bĂ„de pĂ„ studiet og pĂ„ jobbet. (Det gĂžr det ogsĂ„ svĂŠrere at skrive rapporten.)
Alt i alt: At skrive en rapport omfatter rigtig meget mere end bare dette: At skrive den. En meget stor del af det samlede arbejde ligger i forberedelse, planlĂŠgning, indsamling af oplysninger. Man siger faktisk, at “forarbejdet er det halve arbejde”. Det handler denne artikelserie (ogsĂ„) om.
NB: I de tilfĂŠlde, hvor du skriver direkte til en mĂ„lgruppe, der skal bruge dit Ă„ndsprodukt i deres eget arbejde, er der en let genvej til succes: Test en “beta-version” af rapporten pĂ„ mĂ„lgruppen! (I studiesammenhĂŠng kan du til en vis grad gĂžre det samme ved at bruge et par medstuderende som “mĂ„lgruppe”.)
Se ogsÄ:
Dine lĂŠsere er dine samarbejdspartnere
Boksen
Hvad er formĂ„let med din rapport? Tag et stykke papir og skriv det ned – detaljeret nok til, at du ville kunne vise det til en kollega eller studiekammerat og blive forstĂ„et. Du mĂ„ ikke lĂŠse videre i nĂŠste artikel, fĂžr du har gjort det!
Hele serien:
1 Hvad er en rapport?
2 Hvordan er den typiske rapport bygget op?
3 Hvad gÄr opgaven ud pÄ?
4 Hypotesen – det, der gĂžr problemformuleringen interessant
5 SĂ„ skal der skrives! En god model til en “synopsis”
6 Kilder og “data” – eller: Hvorfor Google og chatbots ikke er kilder!
7 Rapportens hovedafsnit: SÄ gÄr det lÞs!
8 Skriveprocessen
9 Godt rapportsprog
10 Kildehenvisninger
11 Serviceafsnittene – alt det, der er uden om det, der er indeni
12 Mere om rapportskrivning
© Per Salling, Omatskrive.dk, 2010-2023
Hits: 2133