Godt rapportsprog – godt teknisk sprog (1)

“Hvordan skrive rapporter?” Godt spørgsmål. Den indholdsmæssige del af rapportskrivningen skriver jeg om i “Skriv bedre rapporter!“, her handler det om sproget: Godt rapportsprog. Godt rapportsprog og godt teknisk sprog har rigtig meget tilfælles: Billeddannende sprog, aktivt sprog, korthugget og kontant sprog uden lange sætninger og uden overflødige lange ord og fremmedord. Rapportsprog og teknisk sprog har nemlig det tilfælles, at formålet ikke er at imponere læserne, men at hjælpe dem. Rapporter og tekniske tekster har normalt til formål at give nogle oplysninger, som læserne skal bruge for at komme videre med deres eget arbejde – hurtigt og let. God rapportskrivning!

Artiklen er den første i en serie på 4.

Af Per Salling

Vi begynder med et eventyr.

Der var engang en blikkenslager, der skrev til sin brancheforening og berettede, at han havde fundet ud af, at saltsyre var virkelig godt til at rense forstoppede kloakledninger.

Brancheforeningens rådgivende udvalg svarede ham: “Saltsyrens virkningsfuldhed er uomtvistelig, men den korrosive destillationsrest er inkompatibel med metallisk bestandighed.”

Blikkenslageren skrev tilbage, at han var glad for, at de var enige med ham.

Sekretæren (som var jurist) skrev igen: “Et eventuelt ansvar for frembringelse af toxiale og noxøse tensider med saltsyre kan ikke tages herfra, og vi foreslår, at De indfører en alternativ procedure.”

Ordet “indfører” var stort set det eneste, blikkenslageren forstod; så han skrev tilbage, at det glædede ham, at udvalget nu ville indføre metoden.

Kom nu ind i
virkeligheden – den
virkelighed, hvor
rigtige mennesker
passer rigtige jobs,
løser rigtige opgaver
og bare har for
travlt med deres
arbejde til at læse
bullshit.

I fortvivlelse gik sekretæren til sin egen blikkenslager og bad ham skrive en meddelelse til den opfindsomme kollega. Han skrev: “Du må ikke bruge saltsyre. Det æder rør og hele lortet.”

Sødt, ikke? Det er en gammel vandrehistorie i sproglærerbranchen, måske forfattet af Sten Hegeler i 1977, måske endnu ældre.

På den anden side: Jeg hørte engang en sprogkonsulent fra et fint konsulentfirma give gode råd om rapportsprog til andre kommunikationsfolk på et kursus: “Tal til mig, som om jeg var 4 år…” Vorherre bevares, tænkte jeg. Kom nu ind i virkeligheden – den virkelighed, hvor rigtige mennesker passer rigtige jobs, løser rigtige opgaver og bare har for travlt med deres arbejde til at læse bullshit. Det er såmænd det hele.

Kan det virkelig være så svært? Det synes jeg jo ikke; og derfor har jeg skrevet denne lille vejledning.

Tre knapper at dreje på

Lad os se på her ovenfor, hvad der sker, når et uforståeligt sprog bliver gjort forståeligt.

  • For det første kan vi se for os, hvad der sker. “Det æder rør og hele lortet”. Det er noget af det allervigtigste for at få hjernen til at fatte, hvad vi snakker om: Vær konkret! Hvad er fx “husdyr” – hund, kat og kanariefugl? Eller 25000 slagtesvin? Det skal være billeddannende inde i dit hoved, for ordene skal styre, hvilke billeder der danner sig.
  • For det andet er der en synlig én, der gør noget – og noget, der bliver gjort. En “aktør” og en handling. Saltsyren æder røret og hele lortet. Helt rigtigt, klart og synligt og let at finde: kryds og bolle. Det er aktivt. Hvem gør hvad? Det har du brug for at vide.
  • For det tredje er lange sætninger med lange ord kogt ind til korte sætninger med korte og velkendte ord. 2 sætninger på henholdsvis 5 og 6 ord – kun ét ord på 8 bogstaver, og det er endda et, som vi har set før. Det er kortfattet og klart. Hvad handler det om? Det skal stå meget klart.

Altså: Et billeddannende, aktivt og klart sprog. Et par eksempler mere, denne gang fra virkeligheden.

Billeddannende, aktivt og klart sprog

I en husstandsomdelt folder fra tiden op til den første kommunesammenlægning i 1970 kunne de forbløffede borgere i en vestjysk sognekommune læse:

  • Udviklingsområdet genererer trafikstrømmen, der målopsøger destinationer i de kommercielle regionscentre, som tilbyder faciliteter, der ikke tilgodeses i de såvel horisontalt som vertikalt sortimentsbegrænsede butikker med lokalisation i de perifere bebyggelsesområder.

Det er ikke “fint”,
og skribenten får
ikke lov til at lufte
siden viden om
Fremmedordbogens
eksistens. Til
gengæld er det kort
og umiddelbart
forståeligt ved første
læsning.

Hvor mange der fattede, hvad det mon skulle betyde, er ikke godt at vide. Men her er i hvert fald svaret på gåden:

  • Folk kører ind til byen for at købe det, landsbyens Dagligbrugs ikke har.

Det er ikke “fint”, og skribenten får ikke lov til at lufte siden viden om Fremmedordbogens eksistens. (Hvis han er på linjebetaling, tjener han heller ikke så mange penge. – Jeg skriver med vilje “han”, for mon ikke den oprindelige version her er skrevet af en mand?) Til gengæld er det kort og umiddelbart forståeligt ved første læsning.

Her er eksempel til. En dansk landkommune skrev for godt 10 år siden til beboerne i et naturskønt område:

  • Xkøbing Kommune behandler i øjeblikket en sag om etablering/ændring/udvidelse af husdyrproduktion, hvor kommunen har vurderet at du er part i sagen.

    Bestemmelserne omkring etablering/ændring/udvidelse af dyrehold fremgår af Lov om miljøgodkendelse m.v. af husdyrbrug. Den ansøgte udvidelse af husdyrproduktionen er forannonceret i Xkøbing Ugeavis den XX. april 2008.

    Ifølge Forvaltningslovens § 19 har sagens parter ret til at blive gjort bekendt med oplysninger vedrørende projektet samt grundlaget for vurderingen af det. Kommunen vurderer, at ansøger samt ejere og lejere af beboelsesejendomme inden for en skønnet lugtgeneafstand fra ansøgers staldanlæg er parter i sagen. Jordejere af forpagtede arealer og jordejere, der modtager husdyrgødning fra den aktuelle husdyrproduktion er også parter i sagen. Endvidere er vandværker parter i sagen, hvis der i vandværkets indvindingsopland er udbringning af husdyrgødning på nitratfølsomme indvindingsområder eller indsatsområder mht. nitrat.

Vi får ikke
Forvaltningslovens
§19 citeret,
men til gengæld
bliver den
overholdt.

Hvor langt gad du læse i det eksempel? Efter al sandsynlighed ikke langt nok til at finde ud af, hvad i alverden det ragede dig. Operationen lykkedes, men patienten døde – eller: Kommunikationen blev afsendt, men modtageren fattede den ikke. Her er teksten omskrevet til ordentligt dansk:

  • Xkøbing Kommune behandler i øjeblikket en sag om udvidelse af en svineproduktion – se annoncen i Ugeavisen den XX. april 2008.

    Du bor så tæt på det landbrug, der har søgt om udvidelsen, at du muligvis kan blive udsat for lugtgener. Derfor vurderer vi i kommunen, at du er part i sagen. Det betyder, at du har ret til at komme med en udtalelse, før vi træffer en afgørelse.

Det er billeddannende, det er aktivt, og det er kort og klart. Vi får ikke Forvaltningslovens §19 citeret, men til gengæld bliver den overholdt. Når du stiller dig selv spørgsmålet “Hvordan skrive rapporter?”, så finder du en vigtig del af svaret her.

Før vi går videre, så lad mig slå fast: Det handler IKKE om at “skrive nedad”, men om at passe sit arbejde!

  • Opgaven går IKKE ud på at imponere dansklæreren med den røde blyant – han/hun findes ikke i din nye verden.
  • Opgaven går ud på at passe sit arbejde.
  • Opgaven går ud på at servere viden til den professionelle læser – dvs. læseren, der er på arbejde og har brug for din viden for at komme videre med sin egen opgave.
  • Professionelle læsere er IKKE dumme.
  • Professionelle læsere er IKKE dårligt uddannede.
  • Men professionelle læsere har travlt, de er stressede, og de kan ikke spilde deres tid på bullshit – snørklet og akademisk sprog. Og det skal du tage hensyn til i din rapportskrivning.

Kort sagt: Meld dig ind i virkeligheden – også sprogligt!

Læs videre her:

  1. Godt rapportsprog – godt teknisk sprog
  2. Billeddannende sprog – hjernevenligt sprog
  3. Aktivt sprog – sprog der tager ansvar
  4. Klart sprog – sprog uden tågeslør

© Per Salling, Omatskrive.dk, 2020