Billeddannende sprog

Godt rapportsprog og teknisk sprog 2

Den tyske kommunikationsguru Markus Reiter bygger på moderne neurolingvistik i arbejdet med “hjernevenligt” skriftsprog. Neurolingvistik er et krydsfelt mellem sprog- og hjerneforskning, hvor man specielt undersøger aktiviteter i hjernens sprogcenter, når vi kommunikerer med andre. Det lyder langhåret, men det er det absolut ikke. Det er faktisk umiddelbart logisk.

Af Per Salling

Hvor let opfatter vi korte ord? Hvor lang tid tager det hjernen at opfatte lange ord? Opfatter den lettere (dvs. hurtigere) konkrete ord (fx “lastbil”) end abstrakte ord (fx “motoriseret transportmiddel til godstransport”)? Og hvordan er det med billeder?

Svaret er enkelt: Vi vil se billeder, når vi læser. Vores hjerner er helt grundlæggende slet ikke færdig med at blive “bygget om” fra at læse konkrete synsindtryk (junglefrugter og farlige dyr) til at opfatte og forstå (“læse”) betydningsbærende sorte klatter på hvidt papir.

Hvis den menneskelige
udvikling fra
chimpanse til i dag
var en togtur fra
Esbjerg til København H,
ville evnen til at læse
og skrive først være
almindeligt udbredt
lige før toget kørte
ind under
Tietgensbroen.

Man kan bruge billedet, at hvis den menneskelige udvikling fra chimpanse til i dag var en togtur fra Esbjerg til København H, ville evnen til at læse og skrive først være almindeligt udbredt, lige før toget kørte ind under Tietgensbroen.

Så der er ikke noget at sige til, at hjernen foretrækker billedskabende ord i stedet for abstrakter. Den foretrækker faktisk billedskabende ord i så høj grad, at den er nødt til at “oversætte” abstrakte udtryk til billeder for overhovedet at kunne forstå dem fuldt ud! Det er det vi mener, når vi spørger: “Kan du se det for dig?”

Hvad er fx “frugt”? Kan du forstå fænomenet “frugt” uden at tænke på æbler, pærer, bananer, vindruer, agurker? (Og så kommer der allerede nogen og siger, at “agurker er ikke frugt, det er grøntsager”, og det er nok til at hyle hjernen ud af det og komme i tvivl…)

Eller hvad med de “husdyr”, der er tale om i brevet fra Xkøbing Kommune? Her skal hjernen tolke ordet ud fra sammenhængen, før den fatter, at det i det konkrete tilfælde nok ikke er hund, kat og kanariefugl i en tilfældig bolig, men 3000 slagtesvin på Gyllegården i Landstrup.

Det er den gode gamle abstraktionsstige, vi har fat i her: Energiforsyning > Vedvarende energi > Vindenergi > Vindmøllepark > Den støjende helvedesmaskine 300 meter inde på naboens mark.

Hvad er det, du skriver om? Kollektiv transport i bred almindelighed? Linje 224’s nye linjeføring? Flytning af stoppestedet på Landstrup Bygade, så det bliver mere sikkert for skolebørnene? Find det rigtige trin på abstraktionsstigen og skriv om det, du skriver om! At producere genkendelige billeder på indersiden af din læsers øjne er et godt sted at begynde på vejen til et bedre rapportsprog – og et bedre teknisk sprog.

5 tips til mere hjernevenligt sprog

Markus Reiter oplister 5 forslag til at gøre vores sprog mere hjernevenligt og dermed lettere at opfatte umiddelbart:

1. Brug ord, får læseren til at føle sig godt tilpas

Eksemplet her er et brev fra forsikringsbranchen, hvor der traditionelt har været gode muligheder for forbedring. I de senere år er det dog blevet bedre, i hvert fald i de større selskaber.

  • Ang.: Evergreen Familieforsikring

    Vi har fået oplyst, at De er flyttet til Spanien den 14. september 2000.

    Deres Evergreen Familieforsikring kan derfor ikke fortsætte, da denne forsikring kun kan dække på en helårsadresse i Danmark, jævnfør pkt. 1 i forsikringsbetingelserne. Hvis vi ikke hører fra Dem inden en uge, vil forsikringen blive annulleret med tilbagevirkende kraft fra 14. september 2000.

    Har De spørgsmål til forsikringen, er De velkommen til at kontakte os.

    Venlig hilsen
    Forsikring A/S

I “før-eksemplet” ovenfor er der ikke gjort meget for at hygge om kunden. Det er sådan set let nok at forstå, men tonen er så kold som en brøndgravers røv. Da brevet var blevet skrevet igennem, lød det i stedet sådan:

  • Din Evergreen Familieforsikring ophører

    Vi har fået at vide, at du er flyttet til Spanien den 1. januar 2004. Det betyder, at din Evergreen Familieforsikring ikke kan fortsætte, fordi den kun dækker på en fast bopæl i Danmark (se pkt. 1 i betingelserne).

    Hvis du stadig har en bopæl i Danmark, så du har brug for en indboforsikring, vil vi meget gerne høre fra dig. Hvis det ikke er tilfældet, behøver du ikke at foretage dig noget – så sletter vi bare forsikringen med virkning fra 1. januar 2004.

    Du er selvfølgelig velkommen til at ringe eller skrive til mig, hvis du har spørgsmål om din forsikring.

    Venlig hilsen
    Navn Navnsen
    Forsikring A/S

Find selv forskellene. Så lidt skal der til for at få en helt anden tone frem: En medmenneskelighed og venlighed, der egentlig klæder emnet rigtig godt. – Det var et brev fra forsikringsbranchen, men tjek selv ud, hvor meget af teknikken du kan trække med ind i en driftsøkonomisk rapport. Hvad med fx at farve indledningen lidt for at stemme læserens humør i den rigtige tone?

2. Brug ord, læseren allerede kender

Her arbejder vi videre med “lugten i bageriet”. Det er nemlig en vigtig del af modtagerens følelse af at blive talt/skrevet ordentlig til, at der er brugt ord, som han/hun kender og forstår. Her er en bid af et brev fra en kommunal forvaltning til en dame sidst i 80’erne.

  • I anledning af De den 01.06.2000 er visiteret til plejehjemmet “Kildevang” skal det herved meddeles, at pensionen for juli måned 2000 ikke udbetales kontant, men anvendes som delvis dækning af opholdet på hjemmet.

Én ting er, at det er gjort så upersonligt som overhovedet muligt: “… skal det herved meddeles…” Men noget andet er, at ordet “visitere” i alle andre sammenhænge end socialforvaltnings-mumbo-jumbo betyder noget med, at man står stille med hænderne ud til siden, mens en uniformeret person (helst af ens eget køn) rager på én for at tjekke, om man har en neglesaks i lommen. Så “visitere” må simpelthen ikke slippe ud i atmosfæren i brevets sammenhæng!

Vi arbejdede med eksemplet på et kursus for medarbejdere i en forvaltning og nåede frem til dette:

  • Jeg er glad for at kunne oplyse, at du nu har fået den bolig på plejehjemmet “Kildevang”, du har søgt om. Du kan flytte ind 1. juni 2000.

    Som du ved, er huslejen højere end din offentlige pension. Det betyder, at du fra og med juli måned ikke længere får pensionen udbetalt, da den bliver brugt til delvis betaling af huslejen.

En enkelt deltager var absolut hverken overbevist eller enig: “Det er da noget underligt noget at skrive – jeg er da ikke glad for at skrive det dér – jeg passer jo bare mit arbejde…” Og blev der dømt kaffepause! En så total mangel på indlevelse i borgernes behov for tryghed fra en kommunal sagsbehandlers side skulle jeg lige have skyllet ned…

3. Skab billeder inde i læserens hoved

Rapportsprog- abstrakt eller konkret 2
Skab billeder i læsernes hoved

Det er ikke så svært, når det drejer sig om en fysisk genstand. Den kan man som regel beskrive, så den anden kan “se den for sig”. Men hvordan ser man et abstrakt begreb som fx “kommunikation” for sig? Eller et sammensat begreb som “potentialet for effektivitet i transportsektoren”?

Der er en gammel dansklærervittighed om analyse af et digt. Klassen sidder og kigger på linjen “den smilende sø og det friske hav”. “Her bruger digteren billedsprog”, forklarer lærer Nielsen højtideligt. “En sø kan ikke smile.”

Altså billedsprog. “Kommunikation, det er når man snakker sammen.” Og effektivitet i transportsektoren er, når togene venter på hinanden i Fredericia, eller når det samme billetsystem gælder i hele landet. Det er så meget lettere at bruge billedsprog, hvis man orker at finde det rigtige trin på abstraktionsstigen og skrive om at “undersøge mulighederne for bedre udnyttelse af skolens lokaler” i stedet for at “afdække potentialet for optimering af kommunens bygningsarealforbrug”.

Brug billedsprog! Brug eksempler! Gør det muligt for din læser at “se det for sig”! Hvis du fx selv læser, at “befæstede arealer på grunden skal afvandes til regnvandsledning”, tænker du måske, at det rager da ikke dig – du har jo ikke en fæstning på din grund. Men hvis der står, at “regnvand fra flisebelagte, asfalterede og andre befæstede arealer skal…” osv., så forstår du det – og du har endda lært, hvad “befæstet” betyder i Teknisk-Forvaltning-slang, helt uden at du tænker over det. Smart!

Sådan er der så mange fordele ved at være konkret.

4. Vær konkret

Abstraktionsstige
Karolines abstraktionsstige

Koen Karoline kan indgå som nederste trin på adskillige abstraktionsstiger. Billedet her viser 2 af dem:

Karoline står ganske vist på det nederste trin af begge stiger; men hun har en forskellig rolle. Hun kan altså bruges som eksempel, hvad enten vi skal forklare noget om “kapitalgoder” (og hvordan ser sådan et ellers ud?) eller om “pattedyr” (og det kan jo være alt fra spidsmus til blåhvaler). Og netop det konkrete eksempel kan tjene til at bringe billederne frem i læserens hoved. Hvad er det egentlig, du prøver på at sige?

På et af mine hold af bygningskonstruktørstuderende var der for en del år siden to studerende, der valgte at skrive specialerapport om næsten samme emne: “Bevaring af den europæiske kulturarv” eller noget i den retning.

Den ene (den “akademisk” set dygtigste) brugte sine 30 sider på en stort set eksempelfri historisk gennemgang af teorierne om bygningsbevaring i Europa fra midten af 1800-tallet til i dag.

Man kan kun
vælge det rigtige
værktøj, hvis
man har det i
værktøjskassen!

Den anden (en halvgammel tømrersvend) brugte de første 5 sider på at nævne et par af teorierne og forklare, hvorfor det er vigtigt at tænke over og arbejde med den slags. De sidste 25 blev så brugt på at nørde detaljer omkring en historisk korrekt renovering af et “bedre byggeskik-hus” fra begyndelsen af 1920’erne og begrunde det ud fra teorierne.

Hvem af de 2 solgte mon bedst budskabet, at det er vigtigt at passe på vores kulturarv? Og hvem fik (lidt overraskende, men helt fortjent i situationen) den bedste karakter?

Nu siger jeg ikke, at sådan skal man altid-altid gøre. Men man skal tænke særdeles grundigt over, hvad man vil fortælle til hvem og hvorfor – og så skal man vælge det rigtige værktøj til jobbet. Og man kan altså kun vælge det rigtige værktøj, hvis man har det i værktøjskassen!

5. Brug aktive sætninger

Her er en bid fra en rapport om arealprogrammering som led i bygningsplanlægning. Konkret handler det om valg mellem forskellige fremgangsmåder og om kvalitetsvurdering af nogle IT-programmer, der (måske) passer bedre til den ene end til den anden fremgangsmåde.

  • Formålet med arealprogrammeringen er at få fastlagt det arealbehov, der skal til for at rumme en organisatorisk enhed samt at få beskrevet de fysiske rammer, der skal til for at medarbejderne opnår størst mulig arbejdsglæde og effektivitet i arbejdet for derved at understøtte kerneforretningen optimalt. Hertil benyttes bl.a. værktøjer som funktions-og nærhedsdiagrammer til at give et overblik over, hvordan forbindelsen er mellem de forskellige funktioner, samt hvilke relationer der skal tages hensyn til.

Det må gerne være
hårdt arbejde at
skrive en rapport,
men det må ikke
være hårdt arbejde
at læse den!

Rapporten er som sådan velskrevet og sprogligt tilgængelig; der er fx ikke anvendt fagudtryk, der ikke er alment kendt i målgruppen. Men den lider under en tilbøjelighed til brug af passiv, og i citatet ovenfor bliver det et problem. Det bliver nemlig svært at se, hvem der skal udføre de forskellige processer, og det indebærer 2 svagheder:

  1. Helt konkret er det sværere end nødvendigt for målgruppen at se processerne for sig. Hvilke dele af arbejdet skal udføres af bygningens ejere, før konsulenterne rykker ind, og hvad påtager konsulenterne sig at gøre? Men hvis det er en rapport, modtagerne har betalt penge for, så vil de også forvente at få klare svar; de betaler jo ikke for at få en rebus. Det må gerne være hårdt arbejde at skrive en rapport, men det må ikke være hårdt arbejde at læse den!
  2. Hvis rapporten derimod er en del af et tilbud (dvs. hvis den er i konkurrence med andre tilbud) er der en risiko for, at den stiller forfatterne/tilbudsgiverne dårligere i sammenligning med en rapport i en mere aktiv og “actionmættet” stil: Det-og-det har vi brug for, at I selv tager stilling til allerførst, og derefter kan vi diskutere…

Jeg har gennemgået Markus Reiters tanker om det hjernevenlige sprog lidt grundigere i en separat artikel: Hjernevenligt sprog: Fem lette trin til billeddannende tekster.

Læs mere om aktivt og klart sprog nedenfor.

  1. Godt rapportsprog – godt teknisk sprog
  2. Billeddannende sprog – hjernevenligt sprog
  3. Aktivt sprog – sprog der tager ansvar
  4. Klart sprog – sprog uden tågeslør

© Per Salling, Omatskrive.dk, 2020