Billeddannende sprog

Godt rapportsprog og teknisk sprog 2

Den tyske kommunikationsguru Markus Reiter bygger pĂ„ moderne neurolingvistik i arbejdet med “hjernevenligt” skriftsprog. Neurolingvistik er et krydsfelt mellem sprog- og hjerneforskning, hvor man specielt undersĂžger aktiviteter i hjernens sprogcenter, nĂ„r vi kommunikerer med andre. Det lyder langhĂ„ret, men det er det absolut ikke. Det er faktisk umiddelbart logisk.

Af Per Salling

Hvor let opfatter vi korte ord? Hvor lang tid tager det hjernen at opfatte lange ord? Opfatter den lettere (dvs. hurtigere) konkrete ord (fx “lastbil”) end abstrakte ord (fx “motoriseret transportmiddel til godstransport”)? Og hvordan er det med billeder?

Svaret er enkelt: Vi vil se billeder, nĂ„r vi lĂŠser. Vores hjerner er helt grundlĂŠggende slet ikke fĂŠrdig med at blive “bygget om” fra at lĂŠse konkrete synsindtryk (junglefrugter og farlige dyr) til at opfatte og forstĂ„ (“lĂŠse”) betydningsbĂŠrende sorte klatter pĂ„ hvidt papir.

Hvis den menneskelige
udvikling fra
chimpanse til i dag
var en togtur fra
Esbjerg til KĂžbenhavn H,
ville evnen til at lĂŠse
og skrive fĂžrst vĂŠre
almindeligt udbredt
lige fĂžr toget kĂžrte
ind under
Tietgensbroen.

Man kan bruge billedet, at hvis den menneskelige udvikling fra chimpanse til i dag var en togtur fra Esbjerg til KĂžbenhavn H, ville evnen til at lĂŠse og skrive fĂžrst vĂŠre almindeligt udbredt, lige fĂžr toget kĂžrte ind under Tietgensbroen.

SĂ„ der er ikke noget at sige til, at hjernen foretrĂŠkker billedskabende ord i stedet for abstrakter. Den foretrĂŠkker faktisk billedskabende ord i sĂ„ hĂžj grad, at den er nĂždt til at “oversĂŠtte” abstrakte udtryk til billeder for overhovedet at kunne forstĂ„ dem fuldt ud! Det er det vi mener, nĂ„r vi spĂžrger: “Kan du se det for dig?”

Hvad er fx “frugt”? Kan du forstĂ„ fĂŠnomenet “frugt” uden at tĂŠnke pĂ„ ĂŠbler, pĂŠrer, bananer, vindruer, agurker? (Og sĂ„ kommer der allerede nogen og siger, at “agurker er ikke frugt, det er grĂžntsager”, og det er nok til at hyle hjernen ud af det og komme i tvivl
)

Eller hvad med de “husdyr”, der er tale om i brevet fra XkĂžbing Kommune? Her skal hjernen tolke ordet ud fra sammenhĂŠngen, fĂžr den fatter, at det i det konkrete tilfĂŠlde nok ikke er hund, kat og kanariefugl i en tilfĂŠldig bolig, men 3000 slagtesvin pĂ„ GyllegĂ„rden i Landstrup.

Det er den gode gamle abstraktionsstige, vi har fat i her: Energiforsyning > Vedvarende energi > Vindenergi > VindmÞllepark > Den stÞjende helvedesmaskine 300 meter inde pÄ naboens mark.

Hvad er det, du skriver om? Kollektiv transport i bred almindelighed? Linje 224’s nye linjefĂžring? Flytning af stoppestedet pĂ„ Landstrup Bygade, sĂ„ det bliver mere sikkert for skolebĂžrnene? Find det rigtige trin pĂ„ abstraktionsstigen og skriv om det, du skriver om! At producere genkendelige billeder pĂ„ indersiden af din lĂŠsers Ăžjne er et godt sted at begynde pĂ„ vejen til et bedre rapportsprog – og et bedre teknisk sprog.

5 tips til mere hjernevenligt sprog

Markus Reiter oplister 5 forslag til at gĂžre vores sprog mere hjernevenligt og dermed lettere at opfatte umiddelbart:

1. Brug ord, fÄr lÊseren til at fÞle sig godt tilpas

Eksemplet her er et brev fra forsikringsbranchen, hvor der traditionelt har vĂŠret gode muligheder for forbedring. I de senere Ă„r er det dog blevet bedre, i hvert fald i de stĂžrre selskaber.

  • Ang.: Evergreen Familieforsikring

    Vi har fÄet oplyst, at De er flyttet til Spanien den 14. september 2000.

    Deres Evergreen Familieforsikring kan derfor ikke fortsÊtte, da denne forsikring kun kan dÊkke pÄ en helÄrsadresse i Danmark, jÊvnfÞr pkt. 1 i forsikringsbetingelserne. Hvis vi ikke hÞrer fra Dem inden en uge, vil forsikringen blive annulleret med tilbagevirkende kraft fra 14. september 2000.

    Har De spÞrgsmÄl til forsikringen, er De velkommen til at kontakte os.

    Venlig hilsen
    Forsikring A/S

I “fĂžr-eksemplet” ovenfor er der ikke gjort meget for at hygge om kunden. Det er sĂ„dan set let nok at forstĂ„, men tonen er sĂ„ kold som en brĂžndgravers rĂžv. Da brevet var blevet skrevet igennem, lĂžd det i stedet sĂ„dan:

  • Din Evergreen Familieforsikring ophĂžrer

    Vi har fÄet at vide, at du er flyttet til Spanien den 1. januar 2004. Det betyder, at din Evergreen Familieforsikring ikke kan fortsÊtte, fordi den kun dÊkker pÄ en fast bopÊl i Danmark (se pkt. 1 i betingelserne).

    Hvis du stadig har en bopĂŠl i Danmark, sĂ„ du har brug for en indboforsikring, vil vi meget gerne hĂžre fra dig. Hvis det ikke er tilfĂŠldet, behĂžver du ikke at foretage dig noget – sĂ„ sletter vi bare forsikringen med virkning fra 1. januar 2004.

    Du er selvfÞlgelig velkommen til at ringe eller skrive til mig, hvis du har spÞrgsmÄl om din forsikring.

    Venlig hilsen
    Navn Navnsen
    Forsikring A/S

Find selv forskellene. SĂ„ lidt skal der til for at fĂ„ en helt anden tone frem: En medmenneskelighed og venlighed, der egentlig klĂŠder emnet rigtig godt. – Det var et brev fra forsikringsbranchen, men tjek selv ud, hvor meget af teknikken du kan trĂŠkke med ind i en driftsĂžkonomisk rapport. Hvad med fx at farve indledningen lidt for at stemme lĂŠserens humĂžr i den rigtige tone?

2. Brug ord, lĂŠseren allerede kender

Her arbejder vi videre med “lugten i bageriet”. Det er nemlig en vigtig del af modtagerens fĂžlelse af at blive talt/skrevet ordentlig til, at der er brugt ord, som han/hun kender og forstĂ„r. Her er en bid af et brev fra en kommunal forvaltning til en dame sidst i 80’erne.

  • I anledning af De den 01.06.2000 er visiteret til plejehjemmet “Kildevang” skal det herved meddeles, at pensionen for juli mĂ„ned 2000 ikke udbetales kontant, men anvendes som delvis dĂŠkning af opholdet pĂ„ hjemmet.

Én ting er, at det er gjort sĂ„ upersonligt som overhovedet muligt: “
 skal det herved meddeles
” Men noget andet er, at ordet “visitere” i alle andre sammenhĂŠnge end socialforvaltnings-mumbo-jumbo betyder noget med, at man stĂ„r stille med hĂŠnderne ud til siden, mens en uniformeret person (helst af ens eget kĂžn) rager pĂ„ Ă©n for at tjekke, om man har en neglesaks i lommen. SĂ„ “visitere” mĂ„ simpelthen ikke slippe ud i atmosfĂŠren i brevets sammenhĂŠng!

Vi arbejdede med eksemplet pÄ et kursus for medarbejdere i en forvaltning og nÄede frem til dette:

  • Jeg er glad for at kunne oplyse, at du nu har fĂ„et den bolig pĂ„ plejehjemmet “Kildevang”, du har sĂžgt om. Du kan flytte ind 1. juni 2000.

    Som du ved, er huslejen hÞjere end din offentlige pension. Det betyder, at du fra og med juli mÄned ikke lÊngere fÄr pensionen udbetalt, da den bliver brugt til delvis betaling af huslejen.

En enkelt deltager var absolut hverken overbevist eller enig: “Det er da noget underligt noget at skrive – jeg er da ikke glad for at skrive det dĂ©r – jeg passer jo bare mit arbejde
” Og sĂ„ blev der dĂžmt kaffepause! En sĂ„ total mangel pĂ„ indlevelse i borgernes behov for tryghed fra en kommunal sagsbehandlers side skulle jeg lige have skyllet ned


3. Skab billeder inde i lĂŠserens hoved

Rapportsprog- abstrakt eller konkret 2
Skab billeder i lĂŠsernes hoved

Det er ikke sĂ„ svĂŠrt, nĂ„r det drejer sig om en fysisk genstand. Den kan man som regel beskrive, sĂ„ den anden kan “se den for sig”. Men hvordan ser man et abstrakt begreb som fx “kommunikation” for sig? Eller et sammensat begreb som “potentialet for effektivitet i transportsektoren”?

Der er en gammel dansklĂŠrervittighed om analyse af et digt. Klassen sidder og kigger pĂ„ linjen “den smilende sĂž og det friske hav”. “Her bruger digteren billedsprog”, forklarer lĂŠrer Nielsen hĂžjtideligt. “En sĂž kan ikke smile.”

AltsĂ„ billedsprog. “Kommunikation, det er nĂ„r man snakker sammen.” Og effektivitet i transportsektoren er, nĂ„r togene venter pĂ„ hinanden i Fredericia, eller nĂ„r det samme billetsystem gĂŠlder i hele landet. Det er sĂ„ meget lettere at bruge billedsprog, hvis man orker at finde det rigtige trin pĂ„ abstraktionsstigen og skrive om at “undersĂžge mulighederne for bedre udnyttelse af skolens lokaler” i stedet for at “afdĂŠkke potentialet for optimering af kommunens bygningsarealforbrug”.

Brug billedsprog! Brug eksempler! GĂžr det muligt for din lĂŠser at “se det for sig”! Hvis du fx selv lĂŠser, at “befĂŠstede arealer pĂ„ grunden skal afvandes til regnvandsledning”, tĂŠnker du mĂ„ske, at det rager da ikke dig – du har jo ikke en fĂŠstning pĂ„ din grund. Men hvis der stĂ„r, at “regnvand fra flisebelagte, asfalterede og andre befĂŠstede arealer skal…” osv., sĂ„ forstĂ„r du det – og du har endda lĂŠrt, hvad “befĂŠstet” betyder i Teknisk-Forvaltning-slang, helt uden at du tĂŠnker over det. Smart!

SÄdan er der sÄ mange fordele ved at vÊre konkret.

4. VĂŠr konkret

Abstraktionsstige
Karolines abstraktionsstige

Koen Karoline kan indgÄ som nederste trin pÄ adskillige abstraktionsstiger. Billedet her viser 2 af dem:

Karoline stĂ„r ganske vist pĂ„ det nederste trin af begge stiger; men hun har en forskellig rolle. Hun kan altsĂ„ bruges som eksempel, hvad enten vi skal forklare noget om “kapitalgoder” (og hvordan ser sĂ„dan et ellers ud?) eller om “pattedyr” (og det kan jo vĂŠre alt fra spidsmus til blĂ„hvaler). Og netop det konkrete eksempel kan tjene til at bringe billederne frem i lĂŠserens hoved. Hvad er det egentlig, du prĂžver pĂ„ at sige?

PĂ„ et af mine hold af bygningskonstruktĂžrstuderende var der for en del Ă„r siden to studerende, der valgte at skrive specialerapport om nĂŠsten samme emne: “Bevaring af den europĂŠiske kulturarv” eller noget i den retning.

Den ene (den “akademisk” set dygtigste) brugte sine 30 sider pĂ„ en stort set eksempelfri historisk gennemgang af teorierne om bygningsbevaring i Europa fra midten af 1800-tallet til i dag.

Man kan kun
vĂŠlge det rigtige
vĂŠrktĂžj, hvis
man har det i
vĂŠrktĂžjskassen!

Den anden (en halvgammel tĂžmrersvend) brugte de fĂžrste 5 sider pĂ„ at nĂŠvne et par af teorierne og forklare, hvorfor det er vigtigt at tĂŠnke over og arbejde med den slags. De sidste 25 blev sĂ„ brugt pĂ„ at nĂžrde detaljer omkring en historisk korrekt renovering af et “bedre byggeskik-hus” fra begyndelsen af 1920’erne og begrunde det ud fra teorierne.

Hvem af de 2 solgte mon bedst budskabet, at det er vigtigt at passe pÄ vores kulturarv? Og hvem fik (lidt overraskende, men helt fortjent i situationen) den bedste karakter?

Nu siger jeg ikke, at sĂ„dan skal man altid-altid gĂžre. Men man skal tĂŠnke sĂŠrdeles grundigt over, hvad man vil fortĂŠlle til hvem og hvorfor – og sĂ„ skal man vĂŠlge det rigtige vĂŠrktĂžj til jobbet. Og man kan altsĂ„ kun vĂŠlge det rigtige vĂŠrktĂžj, hvis man har det i vĂŠrktĂžjskassen!

5. Brug aktive sĂŠtninger

Her er en bid fra en rapport om arealprogrammering som led i bygningsplanlÊgning. Konkret handler det om valg mellem forskellige fremgangsmÄder og om kvalitetsvurdering af nogle IT-programmer, der (mÄske) passer bedre til den ene end til den anden fremgangsmÄde.

  • FormĂ„let med arealprogrammeringen er at fĂ„ fastlagt det arealbehov, der skal til for at rumme en organisatorisk enhed samt at fĂ„ beskrevet de fysiske rammer, der skal til for at medarbejderne opnĂ„r stĂžrst mulig arbejdsglĂŠde og effektivitet i arbejdet for derved at understĂžtte kerneforretningen optimalt. Hertil benyttes bl.a. vĂŠrktĂžjer som funktions-og nĂŠrhedsdiagrammer til at give et overblik over, hvordan forbindelsen er mellem de forskellige funktioner, samt hvilke relationer der skal tages hensyn til.

Det mÄ gerne vÊre
hÄrdt arbejde at
skrive en rapport,
men det mÄ ikke
vÊre hÄrdt arbejde
at lĂŠse den!

Rapporten er som sÄdan velskrevet og sprogligt tilgÊngelig; der er fx ikke anvendt fagudtryk, der ikke er alment kendt i mÄlgruppen. Men den lider under en tilbÞjelighed til brug af passiv, og i citatet ovenfor bliver det et problem. Det bliver nemlig svÊrt at se, hvem der skal udfÞre de forskellige processer, og det indebÊrer 2 svagheder:

  1. Helt konkret er det svÊrere end nÞdvendigt for mÄlgruppen at se processerne for sig. Hvilke dele af arbejdet skal udfÞres af bygningens ejere, fÞr konsulenterne rykker ind, og hvad pÄtager konsulenterne sig at gÞre? Men hvis det er en rapport, modtagerne har betalt penge for, sÄ vil de ogsÄ forvente at fÄ klare svar; de betaler jo ikke for at fÄ en rebus. Det mÄ gerne vÊre hÄrdt arbejde at skrive en rapport, men det mÄ ikke vÊre hÄrdt arbejde at lÊse den!
  2. Hvis rapporten derimod er en del af et tilbud (dvs. hvis den er i konkurrence med andre tilbud) er der en risiko for, at den stiller forfatterne/tilbudsgiverne dĂ„rligere i sammenligning med en rapport i en mere aktiv og “actionmĂŠttet” stil: Det-og-det har vi brug for, at I selv tager stilling til allerfĂžrst, og derefter kan vi diskutere


Jeg har gennemgÄet Markus Reiters tanker om det hjernevenlige sprog lidt grundigere i en separat artikel: Hjernevenligt sprog: Fem lette trin til billeddannende tekster.

LĂŠs mere om aktivt og klart sprog nedenfor.

  1. Godt rapportsprog – godt teknisk sprog
  2. Billeddannende sprog – hjernevenligt sprog
  3. Aktivt sprog – sprog der tager ansvar
  4. Klart sprog – sprog uden tĂ„geslĂžr

© Per Salling, Omatskrive.dk, 2020

Hits: 563