NB: Denne serie er identisk med “Godt rapportsprog og teknisk sprog”, som du finder under menupunktet “Rapporter, opgaver m.m.” FĂžlg linkene i artiklens bund for at komme til fortsĂŠttelsen!
“Hvordan skrive tekniske tekster og rapporter?” Godt spĂžrgsmĂ„l. Den indholdsmĂŠssige del af rapportskrivningen skriver jeg om i “Skriv bedre rapporter!“. Her handler det om sproget. Godt rapportsprog og godt teknisk sprog har rigtig meget tilfĂŠlles: Billeddannende sprog, aktivt sprog, korthugget og kontant sprog uden lange sĂŠtninger og uden overflĂždige lange ord og fremmedord. Rapportsprog og teknisk sprog har nemlig det tilfĂŠlles, at formĂ„let ikke er at imponere lĂŠserne, men at hjĂŠlpe dem. Rapporter og tekniske tekster har normalt til formĂ„l at give nogle oplysninger, som lĂŠserne skal bruge for at komme videre med deres eget arbejde – hurtigt og let.
Jeg Ăžnsker dig god rapportskrivning – og god arbejdslyst med din tekniske dokumentation!
Artiklen er den fÞrste i en serie pÄ 4.
Af Per Salling
Vi begynder med et eventyr.
Der var engang en blikkenslager, der skrev til sin brancheforening og berettede, at han havde fundet ud af, at saltsyre var virkelig godt til at rense forstoppede kloakledninger.
Brancheforeningens rĂ„dgivende udvalg svarede ham: “Saltsyrens virkningsfuldhed er uomtvistelig, men den korrosive destillationsrest er inkompatibel med metallisk bestandighed.”
Blikkenslageren skrev tilbage, at han var glad for, at de var enige med ham.
SekretĂŠren (som var jurist) skrev igen: “Et eventuelt ansvar for frembringelse af toxiale og noxĂžse tensider med saltsyre kan ikke tages herfra, og vi foreslĂ„r, at De indfĂžrer en alternativ procedure.”
Kom nu ind i
virkeligheden – den
virkelighed, hvor
rigtige mennesker
passer rigtige jobs,
lĂžser rigtige opgaver
og bare har for
travlt med deres
arbejde til at lĂŠse
bullshit.
Ordet “indfĂžrer” var stort set det eneste, blikkenslageren forstod; sĂ„ han skrev tilbage, at det glĂŠdede ham, at udvalget nu ville indfĂžre metoden.
I fortvivlelse gik sekretĂŠren til sin egen blikkenslager og bad ham skrive en meddelelse til den opfindsomme kollega. Han skrev: “Du mĂ„ ikke bruge saltsyre. Det ĂŠder rĂžr og hele lortet.”
SÞdt, ikke? Det er en gammel vandrehistorie i sproglÊrerbranchen, mÄske forfattet af Sten Hegeler i 1977, mÄske endnu Êldre.
PĂ„ den anden side: Jeg hĂžrte engang en sprogkonsulent fra et fint konsulentfirma give gode rĂ„d om rapportsprog til andre kommunikationsfolk pĂ„ et kursus: “Tal til mig, som om jeg var 4 Ă„r⊔ Vorherre bevares, tĂŠnkte jeg. Kom nu ind i virkeligheden – den virkelighed, hvor rigtige mennesker passer rigtige jobs, lĂžser rigtige opgaver og bare har for travlt med deres arbejde til at lĂŠse bullshit. Det er sĂ„mĂŠnd det hele.
Kan det virkelig vÊre sÄ svÊrt? Det synes jeg jo ikke; og derfor har jeg skrevet denne lille vejledning.
Tre knapper at dreje pÄ
Lad os se pÄ her ovenfor, hvad der sker, nÄr et uforstÄeligt sprog bliver gjort forstÄeligt.
- For det fĂžrste kan vi se for os, hvad der sker. “Det ĂŠder rĂžr og hele lortet”. Det er noget af det allervigtigste for at fĂ„ hjernen til at fatte, hvad vi snakker om: VĂŠr konkret! Hvad er fx “husdyr” – hund, kat og kanariefugl? Eller 25000 slagtesvin? Det skal vĂŠre billeddannende inde i dit hoved; for ordene bestemmer, hvilke billeder der danner sig for dig.
- For det andet er der en synlig Ă©n, der gĂžr noget – og noget, der bliver gjort. En “aktĂžr” og en handling. Saltsyren ĂŠder rĂžret og hele lortet. Helt rigtigt, klart og synligt og let at finde: kryds og bolle. Det er aktivt. Hvem gĂžr hvad? Det skal vĂŠre synligt!
- For det tredje er lange sĂŠtninger med lange ord kogt ind til korte sĂŠtninger med korte og velkendte ord. 2 sĂŠtninger pĂ„ henholdsvis 5 og 6 ord – kun Ă©t ord pĂ„ 8 bogstaver, og det er endda et, som vi har set fĂžr. Det er kortfattet og klart. Hvad handler det om? Det skal give mening for lĂŠseren i fĂžrste forsĂžg.
Som Susanne Staun skriver: Tekster skal vÊre umiddelbart forstÄelige i fÞrste forsÞg. Ellers har vi ikke tid til dem!
AltsÄ: Et billeddannende, aktivt og klart sprog. Et par eksempler mere, denne gang fra virkeligheden.
Billeddannende, aktivt og klart sprog
I en husstandsomdelt folder fra tiden op til den fĂžrste kommunesammenlĂŠgning i 1970 kunne de forblĂžffede borgere i en vestjysk sognekommune lĂŠse:
- UdviklingsomrÄdet genererer trafikstrÞmmen, der mÄlopsÞger destinationer i de kommercielle regionscentre, som tilbyder faciliteter, der ikke tilgodeses i de sÄvel horisontalt som vertikalt sortimentsbegrÊnsede butikker med lokalisation i de perifere bebyggelsesomrÄder.
Det er ikke “fint”,
og skribenten fÄr
ikke lov til at lufte
siden viden om
Fremmedordbogens
eksistens. Til
gengĂŠld er det kort
og umiddelbart
forstÄeligt ved fÞrste
lĂŠsning.
Hvor mange der fattede, hvad det mon skulle betyde, er ikke godt at vide. Men her er i hvert fald svaret pÄ gÄden:
- Folk kĂžrer ind til byen for at kĂžbe det, landsbyens Dagligbrugs ikke har.
Det er ikke “fint”, og skribenten fĂ„r ikke lov til at lufte siden viden om Fremmedordbogens eksistens. (Hvis han er pĂ„ linjebetaling, tjener han heller ikke sĂ„ mange penge. – Jeg skriver med vilje “han”, for mon ikke den oprindelige version her er skrevet af en mand?) Til gengĂŠld er det kort og umiddelbart forstĂ„eligt ved fĂžrste lĂŠsning.
Her er eksempel til. En dansk landkommune skrev for godt 10 Är siden til beboerne i et naturskÞnt omrÄde:
- XkĂžbing Kommune behandler i Ăžjeblikket en sag om etablering/ĂŠndring/udvidelse af husdyrproduktion, hvor kommunen har vurderet at du er part i sagen.
Bestemmelserne omkring etablering/Êndring/udvidelse af dyrehold fremgÄr af Lov om miljÞgodkendelse m.v. af husdyrbrug. Den ansÞgte udvidelse af husdyrproduktionen er forannonceret i XkÞbing Ugeavis den XX. april 2008.
IfÞlge Forvaltningslovens § 19 har sagens parter ret til at blive gjort bekendt med oplysninger vedrÞrende projektet samt grundlaget for vurderingen af det. Kommunen vurderer, at ansÞger samt ejere og lejere af beboelsesejendomme inden for en skÞnnet lugtgeneafstand fra ansÞgers staldanlÊg er parter i sagen. Jordejere af forpagtede arealer og jordejere, der modtager husdyrgÞdning fra den aktuelle husdyrproduktion er ogsÄ parter i sagen. Endvidere er vandvÊrker parter i sagen, hvis der i vandvÊrkets indvindingsopland er udbringning af husdyrgÞdning pÄ nitratfÞlsomme indvindingsomrÄder eller indsatsomrÄder mht. nitrat.
Vi fÄr ikke
Forvaltningslovens
§19 citeret,
men til gengĂŠld
bliver den
overholdt.
Hvor langt gad du lĂŠse i det eksempel? Efter al sandsynlighed ikke langt nok til at finde ud af, hvad i alverden det ragede dig. Operationen lykkedes, men patienten dĂžde – eller: Kommunikationen blev afsendt, men modtageren fattede den ikke. Her er teksten omskrevet til ordentligt dansk:
- XkĂžbing Kommune behandler i Ăžjeblikket en sag om udvidelse af en svineproduktion – se annoncen i Ugeavisen den XX. april 2008.
Du bor sÄ tÊt pÄ det landbrug, der har sÞgt om udvidelsen, at du muligvis kan blive udsat for lugtgener. Derfor vurderer vi i kommunen, at du er part i sagen. Det betyder, at du har ret til at komme med en udtalelse, fÞr vi trÊffer en afgÞrelse.
Det er billeddannende, det er aktivt, og det er kort og klart. Vi fĂ„r ikke Forvaltningslovens §19 citeret, men til gengĂŠld bliver den overholdt. NĂ„r du stiller dig selv spĂžrgsmĂ„let “Hvordan skrive rapporter?”, sĂ„ finder du en vigtig del af svaret her.
FĂžr vi gĂ„r videre, sĂ„ lad mig slĂ„ fast: Det handler IKKE om at “skrive nedad”, men om at passe sit arbejde!
- Opgaven gĂ„r IKKE ud pĂ„ at imponere dansklĂŠreren med den rĂžde blyant – han/hun findes ikke i din nye verden.
- Opgaven gÄr ud pÄ at passe sit arbejde.
- Opgaven gĂ„r ud pĂ„ at servere viden til den professionelle lĂŠser – dvs. lĂŠseren, der er pĂ„ arbejde og har brug for din viden for at komme videre med sin egen opgave.
- Professionelle lĂŠsere er IKKE dumme.
- Professionelle lÊsere er IKKE dÄrligt uddannede.
- Men professionelle lĂŠsere har travlt, de er stressede, og de kan ikke spilde deres tid pĂ„ bullshit – snĂžrklet og akademisk sprog. Og det skal du tage hensyn til i dit skrivearbejde.
Kort sagt: Meld dig ind i virkeligheden – ogsĂ„ sprogligt!
LĂŠs videre her:
- Godt rapportsprog – godt teknisk sprog
- Billeddannende sprog – hjernevenligt sprog
- Aktivt sprog – sprog der tager ansvar
- Klart sprog – sprog uden tĂ„geslĂžr
© Per Salling, Omatskrive.dk, 2023
Hits: 648