Løsningsforslag
Her er de 5 afsnit med mine kommentarer og forslag til omskrivning: Skriv konkret! Er du enig? Læs side 78-83 i “Bedre breve – bedre e-mails”, hvis du vil vide mere om dette problem.
Gå tilbage til forsiden via linket nederst og fortsæt øvelsen med næste punkt.
1
For at skabe et optimalt udgangspunkt for en succesfuld gennemførelse af organisationstilpasningen fastlægges grænseflader mellem ansvarsområderne ud fra konceptet ”one and done”, således at der på en række områder vil ske en overdragelse af opgaver for at skabe mere rene grænsesnit i forhold til ansvarsplaceringen jf. team- og kundeansvarskonceptet.
Forslag
Formålet med organisationsændringen er at gøre os meget mere præcise med, hvilke kontorer der har ansvaret for hvilke opgaver. Vi skal fx tilrettelægge vores arbejdsgange, så alle kundehenvendelser kun skal behandles ét sted og én gang (konsulentfirmaets ”One and done”-princip). På den måde kan vi dels give meget hurtigere svar på kundehenvendelser, dels få overskud til en bedre kundebetjening i øvrigt.
Kommentarer
- Hvorfor? Få virksomhedens formål med organisationsændringen krystalklart op i første sætning, og sørg for at besvare medarbejdernes vigtigste spørgsmål hurtigst muligt: Hvad skal effektiviseringen føre til? I dette tilfælde ikke fyringer, men bedre kundeservice.
- Hvem skal gennemføre ændringerne – hvem skal overdrage opgaverne? Det skal vi selv!
- Kortere sætninger; sæt et par punktummer. Det gør teksten lettere at overskue, og det understreger argumentationen.
- Det aktuelle ”buzzword” ”One and done”, som formodentlig hærger organisationen, bliver sat på plads i en ramme, hvor modtagerne kan forholde sig til det. Og ”koncept” veksles lige så diskret til det bedre kendte ord ”princip”, der i denne sammenhæng er fuldt dækkende.
2
Til brug for Deres formidling af det omtalte materiale til de ansatte er der udarbejdet vedlagte plakat, som bedes opsat, hvor plakaten har bredest oplysningsmæssige værdi for de ansatte.
Forslag
Det er vigtigt, at de ansatte bliver gjort opmærksom på folderne og ansøgningsblanketterne. Derfor får I også et par plakater, som I kan sætte op, hvor flest mulige ser dem.
Kommentarer
- Så konkret som muligt: Hvorfor ikke skrive ”foldere og ansøgningsblanketter” (eller hvad det nu drejer sig om) i stedet for ”materiale”?
- ”… bredest oplysningsmæssig værdi …” er også noget ukonkret vås. Og så er det endda forkert; skal man endelig den vej rundt, må det hedde ”bredest mulig oplysningsmæssig værdi”.
- At plakaten er vedlagt, siger sig selv; modtageren har lige pakket den ud, sammen med folderne ….
3
I fortsættelse af skrivelse herfra af 4-6-2002 skal man meddele, at Statens Bilinspektion og Sundhedsstyrelsen har været hørt i sagens anledning, og har henholdsvis d. 26-8-2002 og 7-9-2002 afgivet indstillinger, som til Deres orientering vedlægges i fotokopi.
Forslag
Som vi skrev til dig/jer 4. juni 2002, ville vi bede Statens Bilinspektion og Sundhedsstyrelsen om en udtalelse om sagen. Det har vi nu gjort, og de har svaret hhv. 26. august og 7. september. Jeg vedlægger en kopi af deres indstillinger til din/jeres orientering.
Kommentarer
- Åbenbart et brev fra en myndighed, så ”vi” er en god generel afsendermarkering. Men det konkrete brev er skrevet (og underskrevet) af en sagsbehandler, der endda har vedlagt noget – og den person må nødvendigvis være et ”jeg”.
- Korte og klare sætninger, som fremhæver indholdet.
- Bemærk i øvrigt fejlen i originalteksten: Der skulle have stået ”… og de har henholdsvis …”
4
Vi har fået svar fra Bedømmelsesforeningen, der til sagens videre behandling ønsker oplysning: Om det daglige alkoholforbrug i antal genstande pr. dag, diskrepans mellem oplysningerne i helbredserklæringen og helbredsattesten.
Forslag
Vi har nu fået svar på vores henvendelse til Bedømmelsesforeningen. De gør opmærksom på, at du ikke har givet de samme oplysninger om alkoholforbrug i den oprindelige helbredserklæring (som du indsendte på det-og-det tidspunkt) og i den korte helbredsattest (som du har indsendt for nylig). For at vi kan vi kan komme videre med sagen, vil jeg derfor bede dig om at meddele mig, hvilken oplysning der er den korrekte.
Kommentarer
- Her gælder det først og fremmest om at oversætte ”diskrepans” til dansk.
- Desuden skal vi minde modtageren om, at han har givet helbredsoplysninger 2 gange i forskellige sammenhænge – dels en ”erklæring”, dels en ”attest”; og han er åbenbart kommet til at udfylde rubrikken med alkoholforbrug forskelligt på de 2 blanketter.
- Men vi kan altså ikke komme videre med hans sag, før han fortæller, hvilken af de 2 oplysninger der er den rigtige. Det er såmænd det hele …
5
Jeg vil i øvrigt ikke undlade at henlede opmærksomheden på visse forhold ved apparatets konstruktion, der medfører en ineffektiv udnyttelse af dets potentielle kapacitet.
Forslag
Man kan ikke udnytte brødristeren effektivt, for der kan kun være to skiver brød på den ad gangen.
Kommentarer
- Hvad er det for et apparat, hvad bruges det til, og hvad mener vi med ”den potentielle kapacitet”?
- Hvad er problemet med brødristeren overhovedet?
© Per Salling, Omatskrive.dk, 2007-2023
Views: 32