Punktopstillinger kan gøre en tekst lettere at overskue ved at vise og strukturere sideordnede elementer. Men de skal være udført ordentligt. Ellers kan de forvirre og irritere læseren så meget, at de skader mere, end de gavner.
Af Per Salling
Før der var punktopstillinger (eller på nydansk: bullet lists), var der almindelig tekst; og vi skrev bare det, vi ville fortælle:
“Husk at oplyse kontonummeret på den bankkonto, vi skal indsætte pengene på. Er bankkonto ikke oplyst, sender vi pengene på en check og fratrækker et gebyr. Vi kan også betale direkte til behandleren. Så skal behandleren dog oplyse sit SE/cvr-nummer.”
Men det er efterhånden gået op for os, at det altid er afsenderens ansvar, at modtageren forstår budskabet. Så vi er begyndt at gøre os mere umage:
“Du kan vælge mellem at få pengene udbetalt
> direkte til behandleren – så skal vi bare have hans eller hendes SE/cvr-nummer
> direkte til din egen bankkonto – i så fald skal vi bruge dit registrerings- og kontonummer
> på en check – det kommer til at koste dig et check-gebyr på 50 kr.”
Hvorfor punktopstillinger?
Punktopstillinger har 2 funktioner:
- De skaber overskuelighed ved at strukturere sideordnede elementer.
- De fremhæver vigtige elementer – ligesom under-overskrifter tiltrækker de sig nemlig opmærksomhed på bekostning af den omgivende tekst.
Derfor er punktopstillinger nyttige i mange situationer, fx
> hvis du opremser opgaver, modtageren af brevet skal løse (husk at bruge tal eller bogstaver i stedet for “bullets”, hvis opgaverne skal løses i en bestemt rækkefølge),
> hvis du nævner en række bilag eller papirer, modtageren skal sende,
> hvis du nævner fordele ved et produkt, du omtaler – og så videre.
3 typer – bland dem ikke!
Sprogligt er der 3 hovedtyper af punktopstillinger:
- Fortsatte sætninger som punktopstillingen i afsnittet ovenfor: Alle punkter er fortsættelser efter “fx”, og derfor er de formuleret som ledsætninger indledt med “hvis”.
- Selvstændige sætninger – det bedste valg til lidt længere punkter. De kan være hele sætninger med udsagnsled og grundled, eller de kan være ufuldstændige sætninger som de første sætninger i denne punktopstillings punkter.
- Enkelte ord eller udtryk som fx en indkøbsseddel til Brugsen eller weekendens opgaveseddel:
- slå græs
- pudse vinduer
- besøge tante Clara
Lad være med at blande de 3 typer! Det ser uprofessionelt ud og irriterer mange af dine modtagere, hvis dine punkter ikke er parallelle – det vil sige opbygget på samme måde.
I punktopstillingen her i billedet er der blandet hele 3 forskellige strukturer: Enkelte ord eller udtryk (de 2 første og 2 sidste), en ufuldstændig sætning (pkt. 3) og en hel sætning, oven i købet temmelig lang (pkt. 4). Klik på billedet for at få det vist i din browser, så du kan forstørre det.
(Læs også artiklen Punkterne i en punktopstilling skal være parallelle!)
“Bullets”, tal eller bogstaver?
Der er ingen helt faste regler. Men der er en tommelfingerregel, som er meget fornuftig, og som jeg ubetinget anbefaler:
- Brug altid tal eller bogstaver, hvis punkternes rækkefølge er vigtig, eller hvis du har brug for at kunne henvise til punkterne. De kan fx gælde en mødedagsorden, et referat eller en instruktion.
- Brug aldrig tal eller bogstaver i andre situationer. Læseren må ikke tro, at rækkefølgen er vigtig, hvis den ikke er det.
Blank linje før første punkt i opstillingen?
Normalt, ja. Men hvis det er en opstilling med halve (fortsatte) sætninger, plejer jeg at trække punktopstillingen helt op under “optaktssætningen”
> simpelthen for at understrege sammenhængen. Sådan.
Det kan se rodet ud, hvis de to typer punktopstillinger dukker op i samme dokument, som det fx sker i denne artikel. Jeg har gjort det alligevel for at demonstrere mulighederne; så må du selv vælge, hvad du vil gøre.
Tegnsætning og stort begyndelsesbogstav i punktopstillinger
Sammenlign med de 3 typer ovenfor.
- Halve (fortsatte) sætninger skal begynde med lille bogstav, og der er normalt først punktum efter sidste punkt.
- Hele sætninger skal selvfølgelig begynde med stort bogstav og slutte med punktum.
- Løse ord kan skrives med småt eller stort (ens i hele listen!), men uden punktum.
Der er ingen grund til at sætte komma efter hvert punkt og at skrive “og” mellem de to sidste.
Ved punktopstillinger i PowerPoint
Når man skriver præsentationer i PowerPoint og lignende programmer, er der en vis tradition for aldrig at bruge punktum. Hvad du end gør: Vær konsekvent!
Desuden er PowerPoint forudindstillet til altid at begynde et punkt med stort begyndelsesbogstav. Den funktion bør du slå fra, hvis du som her benytter halve (fortsatte) sætninger.
Det store bogstav kan forvirre læserne, fordi det jo egentlig signalerer “ny sætning”.
Boksen
- Skriv punktopstillingen om tørretumbleren om, så den fungerer. Skriv 2-3 versioner, sammenlign dem og vælg den bedste.
- Få en kollega eller studiekammerat til at kigge på dine forslag og vælge det bedste. Er du enig i valget?.
- Læs lederen i en af dagens aviser (du kan finde dem alle på avisernes hjemmesider) og find mindst én uudnyttet mulighed for en punktopstilling. Skriv den. Overvej, hvad det ville have gjort for lederens budskab med en punktopstilling dér.
Se mere her:
© Per Salling, Omatskrive.dk, 2010-2013
Views: 708