5 Skriv aktivt og konkret - Omatskrive.dk: Skriv bedre, skriv lettere

E-mails og breve på jobbet – kap. 5

“Skriv aktivt og konkret” er et af de vigtigste sprogråd! Den passive form af udsagnsordene – siges, påpeges, henvises til – gør ikke bare sproget kedeligt og upersonligt. Den gør det også upræcist og ukonkret. Det skjuler nemlig, hvem det er der udfører den handling, som sætningen beskriver. Det er ganske vist praktisk i nogle sammenhænge – men for det meste er det upraktisk – af og til på grænsen til det farlige.

Af Per Salling

Skriv aktivt

En periode underviste jeg i dansk på Politiskolen. Og jeg havde meget besvær med at forklare eleverne, at deres yndlingssætning “Køretøjet bragtes til standsning” faktisk ikke var éntydig. For hvem er det egentlig, der stopper den slingrende bil? Betjenten? Spritbilistens kone? Pølsemanden henne på torvet?

I sætninger som “Der er afgivet forklaring” … “Sagen vil blive tilbagesendt” … “Det blev konstateret” … kan man ikke se, hvem der handler. En aktiv sætning (en “rigtig” sætning) består jo altid af en handling (udsagnsleddet) og én, der udfører handlingen (grundleddet): Jeg konstaterer. Du spiser. Hunden bjæffer. Men i en passiv sætning mangler den, der handler!

Sprogkonsulentfirmaet Aros Business Academy udsendet for en del år siden nyhedsbrevet Det mest undervurderede skriveråd. I kort form lyder det:

Skriv altid efter formen “nogen gør noget”.

Skriv ikke: Der foretages fra politiets side en undersøgelse af forholdene.
Skriv i stedet: Politiet undersøger forholdene.

Enhver sætning indeholder en ”aktør” – én der gør noget: Politiet

Enhver sætning indeholder en handling – noget der bliver gjort: undersøger forholdene

Skriv altid
efter formen
“nogen gør noget”.

Altså: ”Politiet undersøger forholdene”. Det er den teknisk mest korrekte fortælling. Den er kortere og nemmere at forstå. Den ”danner billeder” inde i modtagerens hjerne.

For at undgå misforståelser bør du indsætte det handlende grundled i sætningen og oplyse, at Overlæge Carstensen har stillet diagnosen eller Teknik og Miljø / vi sender sagen tilbage.

I andre situationer kan passiv form selvfølgelig være helt fin. Den er fx det rigtige valg, når det er ligegyldigt, hvem der udfører en handling: Citronmånen skæres ud før servering eller Træbeskyttelsen omrøres grundigt før påsmøring.

Skriv konkret og forståeligt

Forfatteren Willy-August Linnemann beskrev engang det danske forvaltningssprog som “et sprog, man kan slå rotter ihjel med”. Her er et eksempel:

Oplysning om de ændrede forhold bør stilles til rådighed for kommunen på en måde, som gør det muligt for kommunen at foretage en vurdering med henblik på en afklaring af den pågældende ændrings betydning for den givne sag. Således kan vurderingen udføres med støtte i et sagsbehandlingssystem, som – hvis det er relevant – kan generere et advis til sagsbehandleren, hvorefter de ændrede indkomstforhold vil kunne underkastes en behandling efter reglerne på de enkelte sagsområder og i øvrigt efter kommunens egne kriterier.

Det giver et klistret og ufordøjeligt sprog at skrive med henblik på afklaring af i stedet for fx for at kunne afgøre. Fænomenet optræder først og fremmest ved navneord, som ender på -ing, -else og -ion. Og det skyldes, at de ord er en slags “super-passiver”, som rummer en hel sætning med grundled, udsagnsled og genstandsled: Undersøgelse kan fx “oversættes” til Bjarne Petersen / jeg / vi vil undersøge muligheden for at forhøje din ydelse.

Hvis du bruger for mange af den slags “sætningsord”, ændrer du din tekst til en slags sproglig zip-fil, som læseren skal “pakke ud”, før den er til at forstå:

gøre til genstand for en undersøgelse	->	undersøge
Der kan rettes henvendelse til	->	Du er velkommen til at ringe til
til bekræftelse af	->	for at bekræfte
til brug for Jobcentrets vurdering	->	for at vi kan vurdere
Færdigbehandling vil ske	->	Vi vil behandle sagen færdig

Se også Passivt sprog og aktivt sprog.

Videre til kap. 6!

Til kap. 6