E-mails og breve på jobbet – kap. 4
Overskuelige og korte sætninger er et ufravigeligt krav i moderne erhvervskorrespondance. Lange og snørklede sætninger er et levn fra gamle dages kancellistil og hører uden diskussion fortiden til – i dag er det kun ganske få, der synes om den slags. Og hvis man ellers er klar over, hvad man vil skrive, er det også lettere at formulere sig i oveskuelige og korte sætninger.
Af Per Salling
Hold nu op med den kancellistil!
En sætningslængde
på 15-18 ord i
gennemsnit giver
et professionelt
og læsbart sprog.
En sætningslængde på 15-18 ord i gennemsnit giver et professionelt og læsbart sprog. Og det bliver endnu bedre, hvis du får hovedsagen nævnt først og biomstændighederne bagefter.
- Skriv ikke: Da De efter forvaltningslovens bestemmelser har ret til at fremsætte en udtalelse, forinden sagen afgøres endeligt, skal man herved meddele Dem mulighed herfor, idet man fastsætter en frist på 14 dage for afgivelse af en eventuel sådan udtalelse.
- Skriv i stedet: Forvaltningsloven giver dig ret til at komme med en udtalelse, før sagen bliver endeligt afgjort. Det har du 14 dage til at gøre. Det vil sige, at vi skal have din udtalelse senest den 1. december 2020.
Død over sætningsforlængerne!
Når oprindeligt korte sætninger ender med at blive lange og uoverskuelige, skyldes det ofte et stort forbrug af såkaldte sætningsforlængere som fx idet, hvilket, hvorfor, samtidig med og ligesom.
Husk, at den
naturlige betydning
af “samtidig med”
for langt de fleste
er “præcis på det
samme tidspunkt”.
- Skriv ikke: På det tidspunkt var gruppens organisation dog gået så meget i opløsning, at beslutningen om sammenlægning fik en meget begrænset betydning, samtidig med at udbrydernes kultur i langt højere grad svarede til Enhedslistens, hvor de da også har været at finde siden.
- Skriv i stedet: På det tidspunkt var gruppens organisation dog gået så meget i opløsning, at beslutningen om sammenlægning fik en meget begrænset betydning. Desuden svarede udbrydernes kultur i langt højere grad til Enhedslistens, hvor de da også har været at finde siden.
Særtningeforlængernes kunstige sammenhæng er næsten aldrig nødvendig – det er meget bedre at sætte et punktum i stedet.
Hvad er i øvrigt det “samtidige” i eksemplet? – Husk, at den naturlige betydning af “samtidig med” for langt de fleste mennesker er “præcis på det samme tidspunkt”; og det er jo dét, der kalder på smilet i den følgende sætning, som formelt set faktisk er korrekt: “Travhingsten Arnold har i løbet af efteråret vundet 15 løb, samtidig med at han har bedækket 15 hopper spredt over hele Sydfyn.” Man kan se det for sig… (Eksemplet er hugget fra Statens Informations lille knaldperle af en sprogbrochure – og uden omsvøb, tak!)
Død over unødvendige indskud!
For de fleste læsere virker det forstyrrende at blive mødt med længere indskud og indskudte sætninger. Desuden vil det, der står i indskuddet, komme bedre til sin ret i sin egen sætning. Det gælder også henvisninger til love, regler mv.
- Skriv ikke: I hvert fald under disse omstændigheder finder nævnet, at klageren ikke ved at indgå en tidsbegrænset ansættelsesaftale i tilslutning til det tidligere ansættelsesforhold samme sted ved ansættelsens endelige ophør har bragt sig i en arbejdsløshedssituation, der ikke er ufrivillig.
- Skriv i stedet: Nævnet har vurderet sagen ud fra de nævnte omstændigheder og er nået frem til denne vurdering: Klageren har ikke frivilligt bragt sig i arbejdsløshed. Begrundelsen er, at en tidsbegrænset forlængelse af en opsagt stilling ikke kan sammenlignes med en tidsbegrænset stilling i øvrigt.
Længe leve de korte sætninger!
Mange korte sætninger kan selvfølgelig godt få en tekst til at virke hakkende og usammenhængende. Derfor er det vigtigt at skabe en god og naturlig sammenhæng mellem sætningerne ved at hægte dem sammen med en kobling “hen over punktummet”. Det kan man med en håndfuld tilsyneladende overflødige småord og vendinger som derfor, imidlertid, nemlig, naturligvis, også m.fl. De er gode, netop fordi de binder sætningerne sammen. – Og de adskiller sig fra “sætningesforlængerne” ovenfor ved netop ikke at forlænge en sætning, men ved at begynde en ny med en henvisning til den foregående.
- Det er ikke lovligt at ændre tagetagen til disponibelt rum. Det tæller nemlig stadig med i etagearealet ifølge Bygningsreglementet. I stedet kan du ændre det til en hems, men så må arealet ikke være større end 4,5 m². Du kan dog dele arealet i 2 hemse uden indbyrdes adgang. De skal bare stå i forbindelse med rummet nedenfor med hver sin stige.
Lutter korte sætninger, der hænger sammen. Sådan!
Fortsæt til kap. 5
- Retorik til hverdagsbrug
- Det vi skriver – og måden vi skriver det på
- Hvem er du – i embeds medfør? Og hvem skriver du til?
- Korte og overskuelige sætninger
- Aktivt og konkret sprog
- Den gode e-mail
- Justitsministeriets vejledning nr. 224
© Per Salling, Omatskrive.dk, 2013-2023
Visits: 536