Justitsministeriets vejledning nr. 224 …

E-mails og breve fra “det offentlige” til borgere – afsnit 7

Af Per Salling

  1. Retorik til hverdagsbrug
  2. Det vi skriver – og måden vi skriver det på
  3. Hvem er du – i embeds medfør? Og hvem skriver du til?
  4. Korte og overskuelige sætninger
  5. Aktivt og konkret sprog
  6. Den gode e-mail
  7. Justitsministeriets vejledning nr. 224

Ved den sproglige udformning af love og andre retsforskrifter må man have for øje, at enhver, som teksten henvender sig til, let skal kunne læse og forstå den. Formen skal være enkel og præcis og sætningerne korte og klare. Et begreb bør overalt i samme tekst betegnes med samme udtryk.

Sådan begynder justitsministeriets “vejledning nr. 224 af 15. oktober 1969 om sproget i love og andre retsforskrifter”. Den har snart 50-årsjubilæum, og der er da også sket noget. Mange offentlige myndigheder har fået deres egne sprogpolitikker, og nogle håndhæver dem endda. (Hvis alle gjorde det, ville der ikke være så hårdt brug for mig og min slags. Intet er så galt, at det ikke er godt for noget!)

For jurister og andre interesserede: Ja – vejledningen er stadig gældende.

Næsten alle nyere sprogpolitikker i det offentlige bygger direkte eller indirekte på denne gamle vejledning. Sammenlign selv med citatet fra Domstolsstyrelsens sprogpolitik i indledningsafsnittet her. (Og med den sprogpolitik i det hele taget.) – Men der er altså et stykke vej endnu, før al det offentliges kommunikation til borgerne er lige så klar og let forståelig som vejledningen selv. Læs den – og sammenlign med, hvad du selv skriver!

Boksen

Først:

  • Tag 5 kopier af dine 3 seneste breve til borgere og giv hvert sæt til en kollega. (Husk lige at slette navne og personlige oplysninger først.)
  • Bed kollegerne tage dem med hjem og give dem til ægtefæller, forældre eller venner, der ikke er offentligt ansatte, med anmodning om kommentarer. (Sæt en frist – ellers får du dem aldrig tilbage.)
  • Når du får dem tilbage, så sæt dig en times tid og læs kommentarerne langsomt og omhyggeligt. Opsummér de 5 svar pr. brev på ét af brevene.
  • Tænk over tingene til næste dag og svar så for dig selv på dette spørgsmål: På en skala fra 1 til 2 – hvordan synes du selv, at det går? Er du tilfreds? Eller vil du gøre noget ved det? Enten – eller!

Derefter:

  • Har din egen organisation et sæt retningslinjer for kommunikation med borgerne? Dur de til noget?
  • Hvis ja: Følg dem!
  • Hvis nej: Gør oprør!

Læs mere:

Tilbage til indledningen

© Per Salling, Omatskrive.dk, 2013-2018