E-mails og breve på jobbet – kap. 3
Hvad enten det drejer sig om breve, indkaldelser, vejledninger eller andre former for information, er det vigtigt som afsender at tænke på modtageren som et almindeligt menneske af kød og blod. Og huske, at det er man også selv.
Af Per Salling
Det er som nævnt de færreste af dem, vi skriver til, der har forudsætninger for at forstå det særlige fagsprog, som bruges blandt professionelle i den offentlige forvaltning. Det er også de færreste, der er vant til at læse lange, komplicerede sætninger eller kompakte og tætskrevne tekster. Og – for at sige det rent ud – det er de færreste af os selv, der er i stand til at skrive den slags uden at begå sproglige fejl.
Men vi skriver meget ofte til et menneske, der på en eller anden måde er i en udsat situation. Modtageren kan have brug for hjælp eller vejledning, skal måske have udbetalt penge eller have vejledning om selv at betale. De er ikke “oppe på hesten”, når de får vores skrivelser. Derfor er det rimeligt at tale og skrive skånsomt til dem.
Er afsenderen “Direktoratet”, “kontrollen”, “vi” eller “jeg”?
Det virker uvenligt og upersonligt, når afsenderen bruger de gammeldags formuleringer som fx Det skal herved meddeles og Man kan ikke give tilladelse til. Din læser får indtrykket af, at du helst vil “putte dig” bag organisationen. Det gør du faktisk også – for holdningen bag den slags formuleringer er lige præcis, at “jeg er ikke mig – jeg er udelukkende en del af en organisation”. Men det er jo netop ikke idealet for den moderne embedsmand m/k! Du forventes at træde frem som repræsentant for organisationen – det menneskelige ansigt. Og det er helt fair, for som henvendelsens afsender er du jo i mange tilfælde sagsbehandleren – borgerens kontaktperson.
Hvis du er tæt
på den, du taler
med, så har du
ikke behov for
at råbe højt.
Se fx på brugen af vi og jeg. Det føles tit som det mest naturlige at skrive “vi” som afsender. Det omfatter “forvaltningen”, “kommunen” eller “sygehuset”. Men i en situation, hvor du selv træder frem – fx som den, der underskriver og sender en høringsskrivelse, har vedlagt nogle bilag og evt. kan ringes til – er det mer naturligt at bruge jeg og mig.
Og formerne kan sagtens blandes: “Ved et kontrolbesøg på adressen Mosby Stræde 23 den 1. november 2017 bemærkede medarbejderne fra Teknisk Forvaltning … Vi har efterfølgende konstateret, at … Jeg skal derfor bede dig om at … Hvis du har spørgsmål til dette, er du velkommen til at kontakte mig på …”
De eller du til modtageren?
På dette punkt er det helt umuligt at give éntydige retningslinjer. Men her er nogle tommelfingerregler:
- Der er meget store regionale forskelle i Danmark på dette punkt. Det er slet ikke sikkert, at nordkøbenhavnske normer for tiltale har gyldighed i Vestjylland. Eller omvendt. (Der er faktisk langt bare fra Kolding til Herning på dette punkt!)
- “De” er aldrig formelt forkert, men kan virke meget afstandsskabende. Nogle føler sig holdt ud i armslængde, når de bliver tiltalt “De”, specielt hvis det ikke er første kontakt. Andre føler sig stødt over “du”.
- Lad borgeren bestemme, om I skal være dus eller Des! Hvis du bliver tiltalt med “du”, er det meget uhøfligt at svare med “De” – og omvendt. Og det gælder også på skrift.
Husk altid det gamle ord: Hvis du er tæt på den, du taler med, så har du ikke behov for at råbe højt.
Så tænk. Lyt. Brug din sunde fornuft og dit lokalkendskab. Opfat det som en dans, hvor den anden fører. Men kun frem til det tidspunkt, hvor tonen bliver grov – dér står du af.
Dig selv og din modtager: Der er altid et menneske i hver ende af en kommunikation.
Fortsæt med kap. 4
- Retorik til hverdagsbrug
- Det vi skriver – og måden vi skriver det på
- Hvem er du – i embeds medfør? Og hvem skriver du til?
- Korte og overskuelige sætninger
- Aktivt og konkret sprog
- Den gode e-mail
- Justitsministeriets vejledning nr. 224
© Per Salling, Omatskrive.dk, 2013-2018
Visits: 410