E-mails og breve til til borgere og kunder

Et e-mail- og brevkursus

Indledning

Hvordan skriver “det offentlige” egentlig til borgerne? Det er der nĂŠsten lige sĂ„ mange svar pĂ„, som der er ansatte … Men der findes sprogpolitikker, der findes retningslinjer og der findes grundlĂŠggende principper for god borger-kommunikation. – Her ser vi nĂŠrmere pĂ„, hvordan man som myndighedsperson bedst skriver til borgere ude i samfundet. God kommunikation handler altid om at skrive prĂŠcist til netop den, der er modtager.

Denne artikelserie er oprindeligt skrevet som materiale til fjernundervisning rettet mod offentlige forvaltninger. Kursisterne bidrog selv med eksemplerne; derfor er der ikke ret mange eksempler i basismaterialet her. Jeg hÄber, at du og andre lÊsere pÄ Omatskrive.dk alligevel kan fÄ lidt udbytte af materialet i arbejdet med dine (jeres) egne e-mails. God arbejdslyst!

Af Per Salling

Som ansat i en offentlig myndighed – en styrelse, en kommunal forvaltning, et hospital – har du et sĂŠrligt ansvar. For du sidder i en position, hvor du har magt over din lĂŠser; og det stiller nogle sĂŠrlige krav til dig og til den mĂ„de, du formulerer dig pĂ„.

HVAD vil du fortĂŠlle? Til HVEM? HVORFOR? Det er de spĂžrgsmĂ„l, jeg tager udgangspunkt i, fordi de kan hjĂŠlpe dig til at forvalte den magt pĂ„ en god og hensynsfuld mĂ„de. Svarene giver nemlig ogsĂ„ svaret pĂ„ spĂžrgsmĂ„let “HVORDAN?”

Mange offentlige myndigheder har udarbejdet gode retningslinjer for, hvordan deres medarbejdere bĂžr skrive til borgerne: Domstolene, politiet, Skat, forskellige direktorater og styrelser, adskillige kommuner osv. De bygger alle sammen – direkte eller indirekte – pĂ„ Ă©n fĂŠlles kilde: Justitsministeriets vejledning nr. 224 af 15/10/1969 om sproget i love og andre retsforskrifter. Den vender jeg tilbage til til sidst.

Fra afsender til modtager: Tone og stil

Det er teknisk umuligt at adskille forsiden og bagsiden pÄ et ark papir. Selv hvis det skulle lykkes dig at flÊkke et ark, kommer der jo bare en ny bagside frem.

PÄ samme mÄde er det teknisk umuligt at adskille det, du siger og skriver, fra den mÄde, du siger og skriver det pÄ. Det kan ganske simpelt ikke lade sig gÞre at sige eller skrive noget uden at sige eller skrive det pÄ en eller anden mÄde.

Det er
teknisk umuligt
at adskille det,
du siger og skriver,
fra den mÄde,
du siger og
skriver det pÄ.
Det kan
ganske simpelt
ikke lade sig gĂžre.

Sprogpolitik for Danmarks Domstole formulerer det sĂ„dan: Det er de fĂŠrreste, der umiddelbart har forudsĂŠtninger for at forstĂ„ det sĂŠrlige fagsprog, som bruges blandt professionelle (
). Det er ogsĂ„ de fĂŠrreste, der er vant til at lĂŠse lange, komplicerede sĂŠtninger eller kompakte og tĂŠtskrevne tekster. Breve og andre tekster bĂžr derfor altid vĂŠre skrevet i et enkelt, klart og forstĂ„eligt sprog – sĂ„ enhver, teksten henvender sig til, let kan lĂŠse og forstĂ„ den.

At optrĂŠde som myndighedsperson uden at tale ned til andre handler om sansen for at ramme den rigtige tone – skrive pĂ„ den rigtige mĂ„de – til den konkrete person eller modtagergruppe. Det handler det fĂžlgende om.

Og medarbejdere i forsikringsselskaber, banker, a-kasser m.v. mÄ gerne lÊse med!

Til kurset

  1. Retorik til hverdagsbrug
  2. Det vi skriver – og mĂ„den vi skriver det pĂ„
  3. Hvem er du – i embeds medfĂžr? Og hvem skriver du til?
  4. Korte og overskuelige sĂŠtninger
  5. Aktivt og konkret sprog
  6. Den gode e-mail
  7. Justitsministeriets vejledning nr. 224

© Per Salling, Omatskrive.dk, 2013-2018

Hits: 689