Der er sagt og skrevet meget og langt om, hvordan man dyrker en god e-mail-kultur – også af mig selv. Men her er den helt korte version. Den fylder 462 ord (ekskl. “Boksen”), den tager højst 3 minutter at læse, og du kan lære den til om et øjeblik.
Af Per Salling
Vælg din e-mail-kultur med omhu!
Begynd med et informativt emnefelt
Skriv, som om det er den eneste linje af din e-mail, der nogen sinde vil blive læst. Altså:
- “Kantineudvalgsmødet i morgen er flyttet til kl. 10” er godt.
- “Vigtig information til kantineudvalgets medlemmer” er skidt.
- “Vi mangler oplysninger om indbruddet i dit sommerhus” er godt.
- “Vedr. policenummer 1-234-5678-90” er helt ad h. til skidt.
Fortsæt med en personlig hilsen
Der går ikke skår i hverken ministeriets, kommunens, firmaets eller din egen anseelse ved at indlede en mail med “Kære Per Salling”. Tværtimod – det får mig til at tro på, at e-mailen faktisk er til mig.
Skriv under ingen omstændigheder “kære kunde”! Man kan ikke være “kær” med et menneske, hvis navn man ikke gider slå op i kundedatabasen. “Kære kunde” er en udsøgt idiotisk indledning, der kun indeholder én oplysning, og den er om dig selv: Du gider ikke slå kundens navn op i kundekartoteket, og – i massebreve og masse-e-mails: Du gider ikke sætte et flettefelt med kundeoplysninger ind på rette sted i brevet eller e-mailen.
Vær kortfattet og præcis i selve indholdet
Undgå helst budskaber i samme henvendelse. Det er svært at styre, hvilket af dem modtageren opfatter som det vigtigste; og er der mere end to, er der overhængende risiko for, at det ene simpelthen bliver overset. Hvis det er nødvendigt med flere (under)budskaber, så vær omhyggelig med afsnitsinddelinger og under-overskrifter.
Undgå gentagelser, overflødige oplysninger kommentarer. “Jeg har vedhæftet et program for seminaret og en kørevejledning. Vær opmærksom på programmets side 2 – der kan du se, hvad deltagerne (inklusive dig selv!) hver især skal have forberedt.”
Brug gerne punktopstillinger, hvis der er vedlagt flere ting, hvis modtageren skal gøre flere ting osv.
Slut med en personlig hilsen
Afslutningen er vigtig! Den er din sidste chance til at få modtageren til at tro på, at din meddelelse kommer fra et rigtigt menneske og ikke er en masseproduceret flyer eller en automatisk genereret udskrift fra et it-system.
“Du er selvfølgelig velkommen til at ringe eller skrive til mig, hvis du har spørgsmål. Venlig hilsen, Per” – Eller: “Jeg ser frem til vores møde i næste uge. Venlig hilsen, Per” – Eller: “Venlig hilsen og god weekend, Per” – det sidste selvfølgelig kun hvis det er fredag.
Pas på tone og stil!
Vær krystalklar over, hvem du skriver til. Er det første gang, du skriver til den pågældende kunde, borger eller klient, så find en neutralt høflig tone – præcis samme tone som du ville bruge i et papirbrev. Er det et led i en længere korrespondance, så “lyt” til kundens stil og find tonen, på samme måde som du ville gøre det i en (telefon)samtale. Dog ikke, hvis kunden er vred!
Lad for enhver pris være med at skrive vredt! Uanset hvor irriterende eller uforskammet modtageren tilsyneladende optræder over for dig, så bevar roen. Husk, at vi ikke har toneleje og kropssprog med i vores e-mails – ordene står alene. Modtagerens uforskammethed er måske bare en kluntet formulering. Din vrede bliver til gengæld stående på skærmen til evig tid, og den er i øvrigt let at sende videre til andre. Hvis en situation er ved at koge op, så tag telefonen!
Læs din e-mail højt, før du sender den. Ikke bare “højt” inde i hovedet, men rigtigt højt. Det er din bedste chance for selv at vurdere, om dit skriv nu også lyder ordentligt i andre menneskers indre øre. Samtidig vil du sandsynligvis fange de sproglige bøffer, der måtte være.
Værsgo – og se så at komme i gang!
Boksen
- Er du nogensinde blevet kritiseret for en e-mail? Eller har du nogensinde kritiseret en kollegas e-mail? Hvis ja, så find den kritiserede tekst frem og læs den grundigt. Hvad gik kritikken på? Forstår du den?
- Kig i din indbakke på jobbet. Hvilke e-mails har du egentlig ikke særlig lyst til at læse? Hvorfor ikke?
- Gør det samme med din private indbakke. Find et mønster i, hvilke e-mails du ikke gider læse. Hvilke ligheder er der mellem dem og de e-mails, du selv skriver? Hvilke forskelle?
- Hånden på hjertet: Mener du selv, at det er “lystfyldt nærvær” at læse dine e-mails, eller er det en sur pligt? Hvis det sidste er tilfældet, kan det så være et problem for dig eller for den instans, du skriver på vegne af? Hvorfor?
Andre artikler om e-mails
Se også omtalen af min bog Bedre breve – bedre e-mails
© Per Salling, Omatskrive.dk, 2009-2019
Visits: 965