E-mail-etikette

– 5 tips om god tone i dine e-mails

Hvorfor er tonen i breve og e-mails sĂ„ vigtig? – Fordi din skrift er dit ansigt. Og jo mindre personlig hĂ„ndskriften er, jo mere betyder tonen. Hvad enten du skriver breve og e-mails (emails?) privat eller pĂ„ jobbet, er det vĂŠrd at gĂžre ordentligt og fĂ„ et godt sprog frem. Ikke kun for modtagerens skyld, men i hĂžj grad ogsĂ„ for din egen.

Af Per Salling

Det er sĂ„ nemt lige at sende en e-mail. SĂ„ uhĂžjtideligt. NĂŠsten som en skriftlig replik i en telefonsamtale. Klapreklapreklapre pĂ„ tastaturet og klik; sĂ„ er den vĂŠk fra din skĂŠrm og inde pĂ„ din sĂžsters. Skriveteknik og korrektur – hvorfor dog det? Du lĂŠser da ikke korrektur, nĂ„r du snakker i telefonen, vel?

Nej. Men der er altsĂ„ en forskel; for nĂ„r vi skriver, er ordene pĂ„ egen hĂ„nd – helt alene og uden tonefald og smil i stemmen. De stĂ„r dĂ©r, Ă„bne for fortolkning: Hvad mener han mon med det? Hvorfor skriver han det pĂ„ den mĂ„de – er der noget, han er sur over? Det var da en underlig afslutning …

Det fĂžrste indtryk

Husk:
Du fÄr aldrig
en anden chance
til at gĂžre
et godt
fĂžrste indtryk.

Men hvad enten du skriver pĂ„ jobbet eller privat, gĂŠlder H. P. Holsts ord fra midten af 1800-tallet stadig: Da Brevet reprĂŠsenterer den Skrivendes Personlighed, maa han ogsaa finde sig i at bedĂžmmes derefter. Ligesom man tidt efter den fĂžrste Samtale med en Person danner sig et Billede eller modtager et Indtryk af ham, som man senere har ondt ved at forandre, saaledes gaaer det ogsaa ved Modtagelsen af Breve. (Brev-, Comptoir- og Formularbog med tilhörende Anhang – 3. Oplag 1860)

Eller som de siger pÄ jobsÞgningskurserne: Du fÄr aldrig en anden chance til at gÞre et godt fÞrste indtryk.

Grundkursus i e-mail-etikette: 5 tips om den gode tone

1. Begynd og slut passende

Jeg skriver ‘passende’ og ikke ‘ordentligt’ eller ‘hĂžfligt’; for hvad der er ordentligt eller hĂžfligt afhĂŠnger helt af, hvem du skriver til.

“KĂŠre Hans Hansen” ser mĂ„ske en smule gammeldags ud i en e-mail. Men det er synsbedrag – det er stadig en venlig og brugbar indledningshilsen til nogen, du ikke kender.

“Hej Hans” er normalt blandt dem, der kender hinanden i forvejen, ogsĂ„ nĂ„r man skriver pĂ„ firmaets eller myndighedens vegne. Her gĂŠlder reglen, at du lader kunden/borgeren bestemme, hvordan jeres indbyrdes tiltaleforhold skal vĂŠre.

“Hyggehejsa”, “Hi guys” o.l. duer til gengĂŠld kun i en meget snĂŠver kreds.

Skriver du en privat e-mail til et firma, er der ingen grund til at vĂŠre personlig: “KĂŠre Topdanmark” – nej, vel? Det mĂ„ blive “Til Topdanmark”. Noget andet er selvfĂžlgelig, hvis du er inde i en lĂŠngere korrespondance med et firma eller en myndighed; sĂ„ kan du sagtens blive “Hej Kirsten” med din kontaktperson.

Afslutningshilsenen skriver du fuldstĂŠndig som i dine papirbreve: Venlig/kĂŠrlig hilsen, vh, kĂŠrligst … afhĂŠngigt af, hvem du skriver til. (Men du er aldrig “kĂŠrlig” pĂ„ jobbet – dĂ©r er idealet “den professionelle venlighed”!)

2. Skriv nÊsten som du ville tale til den pÄgÊldende

Du skriver ikke
bare for at skrive –
du vil fortĂŠlle
nogen noget. Og
tonen i din e-mail
har betydning for,
hvor alvorligt
du bliver taget.

Familie og nÊre venner kan du skrive mere personligt og fortroligt til end forsikringsselskabet eller smÄkagefabrikkens kundeservice. Og det skal du selvfÞlgelig gÞre.

Men der er ingen grund til at tale mindre pĂŠnt til vennerne end til firmaerne! Pas specielt pĂ„ med ‘morsomheder’ og sarkasmer. De kan falde naturligt ind i en samtale; men de skaber usikkerhed pĂ„ skrift, fordi tonefaldet, kropssproget og Ăžjenkontakten mangler. Og dit forhold til dine venner skal vel ikke afhĂŠnge af en usikker fortolkning af en ‘smiley’?

Du skriver formodentlig ikke bare for at skrive – du vil fortĂŠlle nogen noget. Og tonen i din e-mail har betydning for, hvor alvorligt du bliver taget: Er det rent fis og ballade det her, eller er det noget, der skal lĂŠses, huskes, tages hensyn til og evt. reageres pĂ„?

3. Tag det roligt

En e-mail har
lige sÄ lang
levetid som
et fysisk brev,
og den er
meget lettere
at videresende.

Der kan vÊre mange gode grunde til at blive sur. Men knap sÄ mange til at lade surheden lÞbe af med sig pÄ skrift.

Skriv aldrig noget i en e-mail, du ikke ville skrive i et brev! Skriv aldrig noget, du ikke har lyst til at vise til andre end modtageren! En e-mail har lige sÄ lang levetid som et fysisk brev, og den er meget lettere at videresende.

SĂ„ tag det roligt – vent evt. til dagen efter, fĂžr du skriver lĂžs – og gĂ„ sĂ„ efter en lĂžsning pĂ„ problemet i stedet for bare at fĂ„ aflĂžb for galden.

4. Skriv korrekt

Nogenlunde korrekt, i hvert fald. Din e-mail er mĂ„ske ikke en dansk stil, der skal bedĂžmmes af en lĂŠrer med en rĂždglĂždende kuglepen i hĂ„nden; men det er manglende respekt for modtageren (og for dig selv og det indtryk, du gĂžr) at trykke ‘Send’, fĂžr du har lĂŠst korrektur og rettet de mest oplagte slĂ„fejl.

Her er en e-mail til mig fra en af mine gode venner og lejlighedsvise samarbejdspartnere i IT-branchen: Et svar pÄ et forslag fra mig om at gÞre noget pÄ en helt anden mÄde end normalt.

Hej Per – Jeg er overhovedet ikke rasende, – faktisk ret enig 🙂 En ting kan jeg godt ikke honorere, at der er endnu mere tekst med eksempler, – tror kunderne fĂ„r meget i forvejen. Der har dog skĂ„ret ned i dette i Ă„r, – og alle hĂ„ber at der kan endnu mindre med nĂŠste Ă„r, – men lad os se hvor lnag vi nĂ„r. Et Ă„rsbrev fylder p.t. 7 a4 siderne (fĂžlgebrevet indregnet..) – skrevet pĂ„ begge sider, sĂ„……… Og jeg SKAL holde mig i en C5 brevet pga. porto-grĂŠnser (det kosterr nemlig knapper alt 150.000 breve + 35.000 breve….) Evt. JĂžrgen tager fat i dig i lĂžbet af i morgen,- han har vĂŠret med i dette med Peter og Vivian og formulerinen som den ligger nu.

Hvis du var kunde, ville du sÄ betro din programmering til ham? Det handler om afsenderens respekt, bÄde for sig selv og for den, der modtager e-mailen.

  • Respekt for dig selv – helt ĂŠrligt, er det dĂ©t indtryk, du Ăžnsker at give andre: uvasket og ubarberet sprog med fedtet flip og hul pĂ„ sokkerne?
  • Respekt for den anden – du sviner med modtagerens tid, hvis du ikke skriver forstĂ„eligt, for det tager lĂŠngere tid end nĂždvendigt at blive helt sikker pĂ„, hvad afsenderen mener.

Der cirkulerer jĂŠvnligt en agurketidshistorie i pressen under overskriften “StĂŠrevatning er ovfleridĂžgt” eller lignende. Den oplyser ‘pĂ„ videnskabeligt grundlag’, at retstavning er unĂždvendig. Det er fup og skyldes uvederhĂŠftig brug af den originale undersĂžgelse! LĂŠs mere i “det er vigtigt at stave rigtigt”. Er du en klovn til at stave, sĂ„ brug stavekontrollen (F7); den er efterhĂ„nden blevet lidt bedre end direkte dĂ„rlig. – Eller brug Retskrivningsordbogen, den er kun et klik vĂŠk. Og samtidig ser du lige efter

  • om du har fĂ„et det hele med
  • om kommaerne stĂ„r sĂ„ nogenlunde, hvor de bĂžr (er du i tvivl, sĂ„ slet dem!)
  • om afsnitsinddelingerne passer til indholdet – det er vigtigt, fordi vi lĂŠser og forstĂ„r bedre, nĂ„r vi har overblik over indholdet
  • om overskriften i “Emne” passer til indholdet.

Jo – det er ogsĂ„ “tone”; for det er en del af det helhedsindtryk, din e-mail giver.

5. Pas pÄ med, hvad du videresender

Op til en bogmesse i Forum blev min bog “Bedre breve – bedre e-mails” sat 25 % ned som kampagnetilbud. Fint nok – bortset fra, at jeg ikke var orienteret og ikke lige tĂŠnkte over sammenhĂŠngen med messen. SĂ„ jeg skrev til forlaget, om de havde sat min bog ned uden at spĂžrge mig – eller hwa’? Et par dage senere fik jeg en pĂŠn forklaring med hele forlagets interne frem-og-tilbage hĂŠngende nedenunder, herunder den smukke sĂŠtning “Er der ingen der har sagt noget til ham?”

Det var jo i den milde ende af, hvad man kan komme til at sende ud, hvis man ikke ser sig for. Sygejournaler, bankkontonumre, fortrolige marketingoplysninger, almindelig kontorbagtalelse – jeg har set eksempler pĂ„ det hele.

SĂ„ tĂŠnk lige over, om modtageren af din videresendelse skal have hele “brevromanen”? Skal han eller hun have videresendt adresser pĂ„ alle, der har bidraget til korrespondancen indtil nu? Det kan da godt vĂŠre. Men det er ogsĂ„ muligt, at du skal sortere i oplysningerne, bĂ„de af hensyn til modtagerens tid og af diskretionshensyn.

E-mails eller emails?

Lad os lige fÄ dén med: Hedder det e-mails eller emails? Retskrivningsordbogen er ikke i tvivl: E-mails. Og den bestemmer!

Boksen

  1. Print dine seneste 10 e-mails. Usorteret. Du mÄ ikke vÊlge nogen fra.
  2. Giv dem til en kollega, din kÊreste, din mor 
 Bed om en skarp kommentar pÄ de 5 omrÄder, jeg har gennemgÄet her.
  3. Sammenfat kommentarerne og kig dem grundigt igennem.PĂ„ en skala fra 1 til 2, hvor tilfreds er du? Hvad vil du gĂžre ved det?

Flere artikler om emnet:

Se ogsĂ„ omtalen af min bog Bedre breve – bedre e-mails.

© Per Salling, Omatskrive.dk, 2004-2013

Hits: 1297