E-mails og breve generelt

Hvorfor er tonen i e-mails og breve så vigtig? – Fordi din skrift er dit ansigt. Og jo mindre personlig håndskriften er, jo mere betyder tonen. Det gælder, hvad enten du skriver på jobbet eller privat. Du får meget, megte sjældent en anden chance til at gøre et godt første indtryk, og det gælder også på skrift.

Det vigtigste generelle råd er: Tænk grundigt over, hvorfor du vil skrive netop dén e-mail til netop dén modtager. Sig det til ham eller hende – højt. Og skriv så ned, hvad du sagde!

Det er meget vigtigt at begynde og slutte “passende”. Og hvad vil det så sige? Det afhænger selvfølgelig af situationen.

Det er også vigtigt at ramme en toner, der passer til modtagerens forventninger. Hvordan ville du taler til mig, hvis du sad eller stod over for mig? Hvorfor så skrive en e-mail eller et brev til mig i et markant anderledes tonefald?

Og skriv så for pokker korrekt! Der er ikke noget i denne verden, der er lettere end at videresende en e-mail, hvis du vil fortælle andre, at “kors hvor er de åndssvage i Høsterkøbing Kommune” – eller i Haps Forsikring, eller hvor du nu tjener til dit daglige franskbrød med marmelade. – Eller hvis du bare skriver på vegne af dig selv.

Som en dansk politiker engang sagde: Det er jo ikke forbudt at sige eller skrive noget dumt. Det er bare ikke særlig god stil.

Læs videre i artiklerne om e-mail-etikette og e-mailkultur.