Godt Sprog 1b. Skriv til modtageren - Omatskrive.dk: Skriv bedre, skriv lettere

Løsningsforslag

Her er de 5 afsnit med mine kommentarer og forslag til omskrivning: Skriv til modtageren! Er du enig? Læs side 73-78 i “Bedre breve – bedre e-mails”, hvis du vil vide mere om dette problem.

Gå tilbage til forsiden via linket nederst og fortsæt øvelsen med næste punkt.

Ifølge aftale af g. d. fremsender vi hermed tilbud på levering og montering af Floorman Executive Lux gulvbelægning på gangarealer, trappetrin og trappeafsatser på 1. og 2. etage i kontorejendom beliggende Generatorvej 221, 2730 Herlev.

Forslag

Som vi aftalte det i går, sender jeg hermed et tilbud på ny gulvbelægning på trappe- og gangarealerne i jeres kontorejendom på Generatorvej 221, 2730 Herlev.

Kommentarer

Noget mere ”jeg” og ”I” (eller ”du”, hvis det er ejeren selv, der er aftalepartneren) – det er mere vedkommende for modtageren
En mere præcis formulering (hvem var det, der aftalte noget i går?)
De præcise detaljer om produkt osv. står i selve tilbuddet, de behøver ikke at blive gentaget i følgebrevet
Adressen bør dog med – ikke mindst, hvis ejeren har flere ejendomme.

Man bedes venligst parkere på en sådan måde, at adgangen til affaldsbeholderne ikke hindres for renovationsfolkene.

Forslag

Jeg vil bede jer – og jeres gæster – om at parkere, så renovationsfolkene kan komme til at tømme vores affaldsbeholdere. Ellers risikerer vi, at de ikke bliver tømt. Venlig hilsen, Jørgen Vicevært

Kommentarer

Hvem beder hvem om at parkere hensynsfuldt? Det skal være synligt.
Nej – de hedder ikke skraldemænd mere!
Hvad sker der, hvis vi ikke tager hensyn til andre, som passer deres arbejde? Konsekvensen er indlysende, men nævn den alligevel.
Og så er en personlig afsender altid befordrende for effekten.

I forbindelse med indførelse af det obligatoriske egetbidrag pr. 1. juli 2000, med 1 % stigende de næste 4 år til i alt 5 %, skal vi hermed informere om de muligheder, De har vedrørende indbetaling til Deres pensionsordning.

Forslag

Som du ved, bliver der fra 1. juli 2000 trukket 1 % af din løn som ”obligatorisk egetbidrag” til din pensionsordning. Det stiger med 1 % om året frem til 2004; fra 2004 og frem går der altså 5 % af din løn til pensionsopsparing.

Du har mulighed for at betale mere ind på din pensionsordning, hvis du har råd. Det vil dels give dig en større pension til den tid, dels give dig en lille skattefordel her og nu. Det kan du læse mere om i dette brev.

Kommentarer

Pensionsindbetalinger er ikke højinteresseområde for ret mange lønmodtagere. Så her skal teksten virkelig gøres vedkommende og mundret, hvis den overhovedet skal læses.
Begynd med at referere til noget, modtageren godt ved; dette her er ikke nyt og farligt.
”Obligatorisk egetbidrag” er en kunstig omskrivning for, at nogen tager noget af din løn og gemmer den for dig. Du gør den ufarlig med anførselstegnene ved at fortælle, at det bare er nye ord for noget kendt.
Forklar tydeligt, hvad ”obligatorisk egetbidrag” går ud på – på modtagerens sprog.
Forklar helt oppe i indledningen, hvad selve brevet handler om – på modtagerens sprog.

Hermed bekræftelse på modtagelse af Deres brev af 27. januar 1999 omhandlende kritik af en indtruffen leveringsvanskelighed.

Forslag

Vi har modtaget dit brev af 27. januar 1999, hvor du skriver, at du flere gange har været ude for, at leverancerne fra vores reservedelslager i Valby har været forsinkede, og at du har været nødt til at rykke.

Kommentarer

Her virker den upersonlige stil som et desperat forsøg på at skyde en råglasrude ind mellem brevskriveren og en vred kunde. Væk med den og se ham i øjnene!
Vær konkret – du risikerer at hidse kunden yderligere op, fordi den upræcise formulering kan lyde som et forsøg på at bagatellisere sagen.
Hvad enten brevet ender med en undskyldning for nøl eller et forsvar, fordi kunden har udfyldt en bestillingsblanket forkert, ender brevet med noget konkret. Den stil kan lige så godt anslås med det samme.

Det bemærkes specielt, at er der meddelt urigtige oplysninger ved forsikringens tegning, og har dette medført, at der er betalt mindre i præmie, end der skulle have været betalt, udbetaler selskabet i skadetilfælde kun erstatning i det forhold, hvori den betalte præmie står til den præmie, der skulle have været betalt.

Forslag

Vigtigt: Hvis du giver urigtige oplysninger, når vi opretter forsikringen for dig, og hvis det medfører, at du betaler for lidt i præmie, kan det komme til at koste dig dyrt ved en skade. Så vil du nemlig få en nedsat erstatning, svarende til den præmie du har betalt. Det vil sige: Har du kun betalt 60 % af den præmie, du skulle have betalt, hvis du havde givet de rigtige oplysninger, får du også kun 60 % af den erstatning, du så ville have fået.

Dette budskab er så vigtigt, at du er nødt til at bøje det i neon med et eksempel.
”Det bemærkes specielt” er en alt for vattet og usynlig indledning til afsnittet. Kundens opmærksomhed skal henledes på det!
”Urigtigt” er et lidt underligt ord, men det kan ikke erstattes med ”forkert” i dette tilfælde. ”Urigtigt” betyder nemlig ”bevidst forkert” (dvs. enten direkte løgn eller noget han sagtens kunne have fundet ud af, hvis han havde prøvet) – og det er det, der er tale om.
Tal direkte til kunden: Du eller I. Han skal opfatte teksten som rettet direkte til ham.
Og så skal der sættes nogle flere punktummer – originalsætninger er alt for lang.

Tilbage