Skriv bedre rapporter!

Rapporter er så meget. Fysikrapporter, projektrapporter, undersøgelsesrapporter. Seminar-rapporten ved 3. årsprøve og Dyrevelfærdsrådets brevdueavlerrapport. Fælles for dem er, at du skal samle noget stof sammen, organisere og bearbejde det og præsentere det for en målgruppe. Og rapportskrivning er ikke den store kunst - det er et håndværk, der kan læres. Her er et par tips til, hvordan du kan skrive bedre rapporter.

Af Per Salling

Hvad er en rapport?

En rapport er noget helt andet end en "stil", "opgave" eller "artikel" - for ikke at tale om et "essay". En rapport er en faglig og saglig, systematisk samling af konkrete informationer på ét sted, kommenteret efter rapportens formål. Altså:

Der er 3 slags rapporter:

Der er altså groft sagt ambitionsniveauet til forskel på de tre typer rapportskrivning.

Afsender, målgruppe og formål

Hvem er rapporten fra? Hvem er den til? Hvad skal den bruges til? De 3 spørgsmål skal du tænke igennem, før du tager fat for alvor.

Skriver du som elev eller studerende, er målgruppen formodentlig lærer og censor, og formålet er at vise dem, at du ved noget om emnet og kan skrive en rapport - dvs. sætte dig ind i et stof og formidle det.

Men rapporten vil som regel også have karakter af en fiktiv virkelig rapport i en eller anden tænkt erhvervsmæssig sammenhæng. Dette er vigtigt! For det er almindeligt, at rapportens formidling tæller med ved karaktergivningen. Formidling vil i denne sammenhæng sige, at du helt klart fortæller, hvem rapporten er henvendt til, og hvad de skal vide efter at have læst den. Find ud af, hvad spillet går ud på, og levér varen!

Er du på jobbet, så er målgruppen enten kolleger, chefen eller en kunde. Og formålet er typisk at forsyne dem med baggrundsviden til selv at foretage sig noget: Komme videre med egne opgaver, træffe beslutninger … Her er det lige så vigtigt at finde ud af, hvad modtageren skal bruge, så du kan levere varen præcist.

I begge tilfælde er det vigtigt, at du gør det let for læseren at læse din rapport. Lærer og censorer bliver glade, og det trækker næppe ned i karakteren. Eller: Kolleger, chefer og kunder bliver glade, og det er ingen skade til på jobmarkedet.

Derfor skal du se din læser for dig! At skrive handler altid om at fortælle noget til nogen, og derfor er du simpelthen nødt til at forestille dig din læser helt fysisk, når du skriver. (Eksempel: En fremmed censor, midaldrende mand med skæg, pibe, nysgerrige øjne bag brillerne, en smule hængerøv i fløjlsbukserne - eller hvad du nu foretrækker.)

Hvis du glemmer at se læseren for dig som et konkret menneske, risikerer du at falde ned i stoffet og "drukne". Så bliver resultatet en ophobning af informationer, der er struktureret efter din egen interesse i stedet for modtagerens behov. Du glemmer, hvad du vil fortælle til hvem. Og det koster ved bedømmelsen - både på studiet og på jobbet.

Læs videre!

1. Skriv bedre rapporter
2. Sådan skriver du en rapport
3. Stof og kildehenvisninger
4. Rapportens "normalstruktur"
5. Godt rapportsprog
6. Links og litteratur om rapporter og rapportteknik



JavaScript Menu Courtesy of Milonic.com