Godt rapportsprog - godt teknisk sprog

"Hvordan skrive rapporter?" Godt spørgsmål. Den indholdsmæssige del af rapportskrivningen skriver jeg om andetsteds, her handler det om sproget: Godt rapportsprog. Godt rapportsprog og godt teknisk sprog har rigtig meget tilfælles: Billeddannende sprog, aktivt sprog, korthugget og kontant sprog uden lange sætninger og uden overflødige lange ord og fremmedord. Rapportsprog og teknisk sprog har nemlig det tilfælles, at formålet ikke er at imponere læserne, men at hjælpe dem. Rapporter og tekniske tekster har normalt til formål at give nogle oplysninger, som læserne skal bruge for at komme videre med deres eget arbejde - hurtigt og let. God rapportskrivning!

Af Per Salling

Vi begynder med et eventyr.

Der var engang en blikkenslager, der skrev til sin brancheforening og berettede, at han havde fundet ud af, at saltsyre var virkelig godt til at rense forstoppede kloakledninger.

Brancheforeningens rådgivende udvalg svarede ham: "Saltsyrens virkningsfuldhed er uomtvistelig, men den korrosive destillationsrest er inkompatibel med metallisk bestandighed."

Blikkenslageren skrev tilbage, at han var glad for, at de var enige med ham.

Sekretæren (som var jurist) skrev igen: "Et eventuelt ansvar for frembringelse af toxiale og noxøse tensider med saltsyre kan ikke tages herfra, og vi foreslår, at De indfører en alternativ procedure."

Ordet "indfører" var stort set det eneste, blikkenslageren forstod; så han skrev tilbage, at det glædede ham, at udvalget nu ville indføre metoden.

I fortvivlelse gik sekretæren til sin egen blikkenslager og bad ham skrive en meddelelse til den opfindsomme kollega. Han skrev: "Du må ikke bruge saltsyre. Det æder rør og hele lortet."

Kom nu ind i virkeligheden - den virkelighed, hvor rigtige mennesker passer rigtige jobs, løser rigtige opgaver og bare har for travlt med deres arbejde til at oversætte bullshit. Det er såmænd det hele.

Sødt, ikke? Det er en gammel vandrehistorie i sproglærerbranchen, måske forfattet af Sten Hegeler i 1977, måske endnu ældre.

På den anden side: Jeg hørte engang en sprogkonsulent fra et fint konsulentfirma give gode råd om rapportsprog til andre kommunikationsfolk på et kursus: "Tal til mig, som om jeg var 4 år…" Vorherre bevares, tænkte jeg. Kom nu ind i virkeligheden - den virkelighed, hvor rigtige mennesker passer rigtige jobs, løser rigtige opgaver og bare har for travlt med deres arbejde til at oversætte bullshit. Det er såmænd det hele.

Kan det virkelig være så svært? Det synes jeg jo ikke; og derfor har jeg skrevet denne lille vejledning.

Tre knapper at dreje på

Lad os se på her ovenfor, hvad der sker, når et uforståeligt sprog bliver gjort forståeligt.

For det første kan vi se for os, hvad der sker. "Det æder rør og hele lortet". Det er noget af det allervigtigste for at få hjernen til at fatte, hvad vi snakker om: Vær konkret! Hvad er fx "husdyr" - hund, kat og kanariefugl? Eller 25000 slagtesvin? Det er billeddannende inde i dit hoved.

For det andet er der en synlig én, der gør noget - og noget, der bliver gjort. En "aktør" og en handling. Saltsyren æder røret og hele lortet. Helt rigtigt, klart og synligt og let at finde: kryds og bolle. Det er aktivt.

For det tredje er lange sætninger med lange ord kogt ind til korte sætninger med korte og velkendte ord. 2 sætninger på henholdsvis 5 og 6 ord - kun ét ord på 8 bogstaver, og det er endda et, som vi har set før. Det er kortfattet og klart.

Altså: Et billeddannende, aktivt og klart sprog. Et par eksempler mere, denne gang fra virkeligheden.

Billeddannende, aktivt og klart sprog

I en husstandsomdelt folder fra tiden op til den første kommunesammenlægning i 1970 kunne de forbløffede borgere i en vestjysk sognekommune læse:

Hvor mange der fattede, hvad det mon skulle betyde, er ikke godt at vide. Men her er i hvert fald svaret på gåden:

Det er ikke "fint", og skribenten får ikke lov til at lufte siden viden om Fremmedordbogens eksistens. (Hvis han er på linjebetaling, tjener han heller ikke så mange penge. - Jeg skriver med vilje "han", for mon ikke den oprindelige version her er skrevet af en mand?) Til gengæld er det kort og umiddelbart forståeligt ved første læsning.

Det er ikke "fint", og skribenten får ikke lov til at lufte siden viden om Fremmedordbogens eksistens. Til gengæld er det kort og umiddelbart forståeligt ved første læsning.

Her er eksempel til. En dansk landkommune skrev for godt 10 år siden til beboerne i et naturskønt område:

Hvor langt gad du læse i det eksempel? Efter al sandsynlighed ikke langt nok til at finde ud af, hvad i alverden det ragede dig. Operationen lykkedes, men patienten døde - eller: Kommunikationen blev afsendt, men modtageren fattede den ikke. Her er teksten omskrevet til ordentligt dansk:

Vi får ikke Forvaltningslovens §19 citeret, men til gengæld bliver den overholdt.

Det er billeddannende, det er aktivt, og det er kort og klart. Vi får ikke Forvaltningslovens §19 citeret, men til gengæld bliver den overholdt. Når du stiller dig selv spørgsmålet "Hvordan skrive rapporter?", så finder du en vigtig del af svaret her.

Før vi går videre, så lad mig slå fast: Det handler IKKE om at "skrive nedad", men om at passe sit arbejde!

Kort sagt: Meld dig ind i virkeligheden - også sprogligt!

Læs mere om billeddannende, aktivt og klart sprog nedenfor.

  1. Godt rapportsprog - godt teknisk sprog
  2. Billeddannende sprog - hjernevenligt sprog
  3. Aktivt sprog - sprog der tager ansvar
  4. Klart sprog - sprog uden tågeslør

JavaScript Menu Courtesy of Milonic.com