send!
Udskriv!

Skriv gode e-mails -
10 typiske fejl du bør undgå

Der er fejl, som springer i øjnene, når man først har fået øje på dem, men som begås igen og igen ude i virkeligheden - hver eneste dag. Nogle af dem handler om generelt manglende omtanke. Nogle er simpelt sjusk. Og nogle er en ren tanketorsk i situationen. Men det er ikke så svært at skrive gode e-mails. Her er 10 gode råd.

Af Per Salling

Læs lige denne e-mail. Grundigt. Se, hvor mange fejl du kan finde. (Der er (mindst) 10.) Du kan evt. skrive e-mailen ud og markere fejlene på udskriften.

Klik på billedet for at få vist e-mailen i fuld størrelse.

E-mail eksempel 1 - klik for at se den i fuld størrelse

Når du har fundet fejlene, så klik her eller på det forstørrede billede.

10 fejl. Alle sammen fejl, der springer i øjnene, når man først har fået øje på dem, men som begås igen og igen ude i virkeligheden - hver eneste dag. Nogle af dem handler om generelt manglende omtanke. Nogle er simpelt sjusk. Og nogle er en ren tanketorsk i situationen.

Her er 10 veje til at skrive gode - eller i hvert fald bedre - e-mails.

1. Skriv en sigende overskrift
Hvor overrasket, spændt og nysgerrig bliver du, hver gang der står "møde", nyhedsbrev nr. 19" eller "diverse" i listen i din indbakke, når du logger ind?Er det de første e-mails, du åbner? - Nok ikke.

Overskriften - det, du skriver i "Vedr."-rubrikken - er helt afgørende for, hvor langt oppe på prioriteringslisten din e-mail kommer hos en travl modtager! Overskriften er simpelthen en "teaser", der skal lokke modtageren til overhovedet at åbne din e-mail! Det er måske ikke så stort et problem, hvis du skriver en privat e-mail, og modtageren kender dig; men i en erhvervsmæssig sammenhæng er det altså vigtigt.

Der er ingen grund til at tro, at direktøren hos Hansen & Sønner i Glostrup kaster sig over en indholdsmæssigt anonym e-mail fra en tilfældig kunde - eller fra forsikringsselskabet - som den første, hvis der ligger 20 fra forretningsforbindelser, 3 fra økonomichefen, 2 fra veninden og 1 fra konen. Og der er ingen grund til at tro, at din chef eller dine kolleger prioriterer din e-mail frem for 10 andre i indbakken, hvis du ikke skriver klart og tydeligt, hvad den handler om.

2. Organisér brødteksten typografisk
Ét langt afsnit - helt ærligt! E-mailen indeholder "diverse", og ved en nøjere undersøgelse finder vi 4 emner, hvoraf kun de 2 har noget med hinanden at gøre. Men det er fuldstændig usynligt, når man skimmer den. Det hele flyder sammen i en lang omgang væg-til-væg-tekst uden afsnitinddeling, uden overskrifter for hvert emne, uden nogen som helst mulighed for at overskue teksten.

Hvorfor? Fordi den grafiske overskuelighed er helt afgørende for, hvor grundigt folk læser din tekst, og hvor meget de opfatter af den.

3. Vær seriøs
"Global Publicity er dem med de berømte julestuer…" - og? Her lægges op til lidt indforstået fnis-fnis, og kan I huske hvor hende Babs nede fra posten havde travlt med at holde økonomidirektøren på afstand … Det er irrelevant, og det sender et useriøst signal, som resten af dit budskab ikke kan være tjent med at være i e-mail sammen med.

4. Fat dig i korthed
Hele den lange redegørelse for, at manden er filmet af overvågningskameraet, og at en mand med samme signalement også har været på færde andre steder, er fuldstændig unødvendig.

5. Undgå stave- og slåfejl
"… kig fobi …" og et par andre. I e-mails ud af huset må det ikke forekomme - simpelthen.

I interne e-mails kan det være svært at undgå helt, fordi der ikke er den samme tid til korrektur. Men husk, at en hvilken som helst slåfejl i en hvilken som helst e-mail dybest set er et lille bitte signal om manglende omhu. Og hvis der er mange, så begynder signalet altså at blive kraftigt!

6. Fortæl modtagerne, hvad de skal gøre
Godt gemt inde midt i det grå hulmønster af bogstaver står der en opfordring til at kontakte ejendomsadministrationen og politiet, hvis du har set noget, der kan føre til, at tyven bliver pågrebet. Men hvem skal du tale med? Hvad med et lokaltelefonnummer til ejendomsadministrationen - og et telefonnummer og kontaktnavn til politiet?

7. Træk de vigtigste ting frem
Helt nede i bunden af e-mailen er der en opfordring til at sætte sig ind i firmaets sikkerhedsprocedurer - ikke helt uvæsentligt. Og der er en opfordring til at lade være med at bruge elevatorerne på et bestemt tidspunkt, fordi strømmen bliver afbrudt - heller ikke uden interesse i et hus med 8 etager.

Men ser man dem? Springer de i øjnene, så man ikke kan undgå at se dem? Næh. De skulle i det mindste have været nævnt først. Og allerhelst skulle de have haft en e-mail for sig selv - hver især.

8. Husk de vedhæftede filer
"Den vedhæftede fil er vores 30-siders manual…" Hvilken vedhæftet fil? Kan du finde den? Jeg kan ikke!

Det sker for os alle sammen af og til, at vi får trykket "send", før den vedhæftede fil er vedhæftet. Men det bliver det ikke mindre sjusket af. Et tip: Skriv e-mailens adressat ind som det allersidste, efter at du har læst korrektur og tjekket bilag. Så undgår du at "komme til" at sende, før du er klar.

9. Send de rigtige oplysninger - og til de rigtige modtagere
Se det for dig: En 30-siders sikkerhedsmanual. Hvem får nogensinde læst den? Hvem kan huske indholdet, hvis de læser den?

Og hvis der er én i afdelingen, der helt sikkert ikke vil give sig til at "læse 30 sider grundigt" for at finde de afsnit, der er relevante for etagefællerne, så er det afdelingslederen.

Send kun oplysninger, der er relevante for modtageren! Og send dem i en form, der er umiddelbart tilgængelige - her handler det om 1-2 siders punktopstilling med sikkerhedsinstruktioner, ikke 30 siders brødtekst.

10. Udvis "rettidig omhu"
Til sidst godbidden: Denne e-mail er sendt ud, præcis 8 minutter før strømmen bliver afbrudt. "Undlad at benytte elevatorerne i dette tidsrum, og hvis du bruger din PC, så sørg for at tage backup, så du ikke mister data."

Vi lader billedet stå et øjeblik, mens vi på den indre storskærm ser konsekvenserne for os. (Bemærk oplysningen i brødtekstens første linie: Vi er i en bygning med mindst 8 etager.)

Situationen er selvfølgelig sat på spidsen her. Men du har helt sikkert på et tidspunkt prøvet at undre dig over en lokaleflytning, en organisationsændring eller noget andet, som du intet havde fået at vide om; og så har du spurgt en kollega og fået svaret, at "der kom vistnok en mail i aftes / i fredags / en gang lige før påske - jeg har ikke selv set den, men Gitte fra kontoret fortalte …"

Hvis det er vigtigt, at budskabet bliver opfattet, er det afsenderens ansvar at sende det på en måde og på et tidspunkt, så modtageren ikke kan undgå at opfatte det rettidigt. I denne e-mail er budskabet om strømafbrydelsen suverænt det vigtigste. Derfor skulle det have haft en e-mail for sig selv - udsendt rettidigt - måske endda flere gange - og med en éntydig og opmærksomhedsvækkende overskrift.

Sådan skriver du en god - eller i hvert fald bedre - e-mail

Indholdet i denne e-mail skulle have været fordelt på 3 separate mails:

Hver af dem skulle have haft en overskrift, der klart og éntydigt fortalte, hvad den handlede om. Og hver af dem skulle der have været ofret lidt omhu på. For eksempel sådan:

Klik på billedet for at få vist e-mailen i normal størrelse.

.

Hvorfor er denne e-mail bedre? - Den adskiller sig fra den første på en række punkter.

E-mails eller emails?

Lad os lige få den med: Hedder det e-mails eller emails? Retskrivningsordbogen er ikke i tvivl: E-mails. Og den bestemmer!

Boksen

  1. Skriv e-mailen om stømafbrydelse og tænk over dette:
  2. Læg gennemskrivningen til side en dags tid, find den frem og giv den en tur til. Vis den så til en kollega og få en bedømmelse.
  3. Smid den ud og skriv en ny. Den endelige.


Flere artikler om emnet:

Se også omtalen af min bog Bedre breve - bedre e-mails.


JavaScript Menu Courtesy of Milonic.com