Hjernevenligt sprog:
Fem lette trin til bedre tekniske tekster og rapporttekster 2: Fem gode råd

Den tyske kommunikationsguru Markus Reiter bygger på moderne neurolingvistik i arbejdet med "hjernevenligt" skriftsprog. Neurolingvistik er et krydsfelt mellem sprog- og hjerneforskning, hvor man specielt undersøger aktiviteter i hjernens sprogcenter, når vi kommunikerer med andre. Det kommer der de 5 nedenstående rigtig gode råd ud af. Kort sagt: Respektér din læsers hjerne og dens arbejdsvilkår i din rapportskrivning - så bliver du læst mere og bedre!

Af Per Salling

Tilbage til artiklens indledning

1. Brug ord, får læseren til at føle sig godt tilpas

En møbelbutik testede deres hjemmesides virkning på kunderne. De fik designet to forskellige websider med forskelligt design og layout - én med skyer som baggrund, en anden med mønter. Undersøgelsen viste, at kunderne, der så skyerne, havde større tilbøjelighed til at købe sofaer med fokus på komfort og kvalitet. De kunder, som så siden med mønter, havde en tendens til at vælge mere prisbevidst. Kunderne udtrykte i interviews, at de ikke havde tænkt over websidens baggrund - de havde bare købt de sofaer, de havde lyst til.

Den teknik kaldes "priming", og den kan også bruges rent sprogligt. Du har sikkert selv prøvet at gøre det, fx hvis du har skrevet en jobansøgning og været bevidst om at bruge nogle af ordene i stillingsopslaget i dit ansøgningsbrev. (Og det har du selvfølgelig!)

I rapporter og tekniske tekster kan du "prime" teksten ved at anslå en tone, modtagerne føler sig trygge ved.

I rapporter og tekniske tekster kan du "prime" teksten ved at anslå en tone, modtagerne føler sig trygge ved. For eksempel: Som bygningskonstruktør eller ingeniør har du måske en håndværkerbaggrund; eller som leder i en socialforvaltning har du måske selv en baggrund "på gulvet" som sygeplejerske eller socialrådgiver. I begge tilfælde bør du kunne anslå en tone, som modtagerne føler sig trygge ved.

Mindst lige så vigtigt: Du kan undgå at "prime" teksten negativt ved at lade være med at bruge et sprog, som du ved (eller bør vide, hvis du tænker dig om), at modtagerne ikke er trygge ved.

Et par eksempler.

Tilbage i nullerne blev der rullet en bølge af efteruddannelse ("kompetenceudvikling") ud over de offentligt ansatte. Her er 2 versioner af indledningen til en personaleorientering om sagen. Først hører vi Økonomistyrelsen:

Her er det så Personalestyrelsen med præcis samme budskab. Sammenlign selv:

Økonomistyrelsens tekst handler vel nærmest om afsenderens dagdrømme, mens Personalestyrelsens faktisk handler om modtagernes behov. Som den engelske forfatter G. K. Chesterton engang skrev: En god tekst fortæller os sandheden om dens emne. En dårlig tekst fortæller os sandheden om dens forfatter.

ØVELSE:
Find den "Hvordan var din oplevelse-mail" du fik, sidste gang du handlede på internettet (den ligger i din mailbox' papirkurv) og vurdér den: Hvor meget handler den om dig, og hvor meget handler den om afsenderen?



2. Brug ord, læseren allerede kender

Så går vi videre ned ad vejen fra priming, den behagelige tone. For du skal også så vidt muligt bruge modtagernes (fag)sprog - ord, som modtageren ikke bare kender i forvejen, men også har i sit daglige sprog.

Her er et eksempel fra en helt anden verden - det er et uddrag fra betingelserne for forsikring mod "kritisk sygdom" i et større dansk forsikringsselskab. Sådan så de ud engang:

Og sådan ser de ud nu:

Sætningen er stadig lidt knudret (det er sammenhængen jo også) - men der er ryddet grundigt ud i den forsikringsfaglige slang: forsikringstiden - diagnoser - direkte eller indirekte sammenhæng - indtræden i forsikringen.

Figuren her er fra Den Store Danske Encyklopædi, artiklen om læsning. De grå ovaler markerer de "fiksationer" (ryk), øjnene bevæger sig i ved læsningen af teksten; og tallene angiver antal millisekunder, øjet bruger på hver fiksation ved målingen af en læsers møde med teksten. Læg mærke til, at ordet "svinghjul" genkendes meget hurtigere anden gang det ses - første gang skal læserens hjerne først lige etablere forbindelsen mellem bogstaverne og erindringen om betydningen.

Slåfejl i kendte ord kan gøre dem "ukendte" for hjernen

Derfor er det også et problem, hvis der er mange stave- eller slåfejl i en tekst. Ganske vist kan hjernen godt regne ud, at et "svnighjul" eller et "svinghulj" må være et svinghjul; men den skal alligevel "genkende" ordet forfra og genskabe forbindelsen til dit indre billede af svinghjulet.

Der er noget sludder, at det er unødvendigt at stave rigtigt, fordi vi allesammen ser ordbilleder og derfor sagtens kan forstå en tekst, der er fuld af stavefejl. Det er det rene vås, der bygger på en lodret forkert læsning af en videnskabelig rapport om emnet.

Der er en helt åndssvag påstand, der dukker op jævnligt i aviserne i løbet af sommerferien, hvor journalisterne holder ferie og butikken bliver passet af elever og erhvervspraktikanter: At det er unødvendigt at stave rigtigt, fordi vi allesammen ser ordbilleder og derfor sagtens kan forstå en tekst, der er fuld af stavefejl. Men det er det rene vås, der bygger på en lodret forkert læsning af en videnskabelig rapport om emnet.

Netop fordi hjernen er nødt til at genkende billedet af nogle bogstaver i en kendt rækkefølge omsætte dem til et ord, vil det nedsætte læsehastigheden markant - måske helt ned til det halve - hvis der er mange stave- og trykfejl. Så én ting er, at det er muligt for gode læsere at forstå tekster med mange trykfejl - men noget helt andet er, at de faktisk forstyrrer og sinker læsningen, uanset om læseren opdager dem eller ej! Læs mere her: En viskdenbaleig unsdelrøgelse om stanving.

Og unødvendigt lange sammensatte ord er fuldstændig lige så ødelæggende for billeddannelsen.

ØVELSE:
Det følgende er en del af brugermanualen for en almindelig printer til husholdningsbrug. Tæl, hvor mange gange et generelt ord (fx "produkt" eller "service") kunne have været erstattet af et ord, der henviser til den konkrete genstand (fx "printer" eller "papir"). Overvej, hvad det ville betyde for læseligheden.

"Det kan i produktets levetid blive nødvendigt at udskifte spildblækbeholderen, hvis den er blevet fyldt. Hvorvidt og hvor ofte dette er nødvendigt afhænger af antallet af udskrevne sider, den udskrevne materialetype og antallet af rensecyklusser, produktet udfører. Epson Status Monitor, LCD'et eller indikatorer på betjeningspanelet giver besked, når denne del skal udskiftes. Behovet for udskiftning af beholderen betyder ikke, at produktet er hold op med at fungere i henhold til specifikationerne. Udskiftningen af denne del er en rutinemæssig produktserviceaktivitet inden for produktets specifikation og er ikke et problem, der kræver reparation. Epsons garanti dækker derfor ikke omkostningerne i forbindelse med denne udskiftning. Hvis beholderen på produktet skal udskiftes, kan det gøres af en autoriseret Epson-servicetekniker. Denne del kan ikke serviceres af brugeren."



3. Skab billeder inde i læserens hoved

Det med at skabe billeder inde i læserens hoved - "på indersiden af hendes nethinde" - skal tages meget bogstaveligt. Vi har - som Markus Reiter forklarer - meget svært ved at forestille os det abstrakte begreb "frugt" uden af se konkrete frugter som æbler, bananer og vindruer for os. Og "husdyr" kan være hvad som helst fra lopper til elefanter, indtil vi får sat billeder på: Hund, kat og kanariefugl? Eller besætningen på et landbrug?

Hvis du for eksempel vil fortælle en anden person noget om, hvordan en forbrændingsmotor virker, og du ikke har mulighed for at vise billeder og diagrammer eller tegne noget på stedet, så har du og din hjerne to muligheder: At udtrykke det i abstrakte tegn bestående af lige og kurvede streger - de såkaldte "bogstaver" - eller at omforme det til lydbølger: Tale. I begge tilfælde er mulighederne begrænset af, at du og din modtager skal have en fælles forståelsesramme.

Det er ikke så svært, når det drejer sig om en fysisk genstand. Den kan man som regel beskrive, så den anden kan "se den for sig". Stemplerne bevæger sig frem og tilbage, og deres skub på krumtapakslen forvandler frem-og-tilbage-bevægelsen til en rotation, som kan bruges til at drive forskelligt maskineri. "Tænk på et gammelt damplokomotiv - dér kan du se det helt mekanisk!" - Men hvordan ser man et abstrakt begreb som fx "kommunikation" for sig? Eller et sammensat begreb som "potentialet for effektivitet i transportsektoren"?

Her er et afsnit fra en husstandsomdelt pjece, der handler om en kommunesammenlægning:

Det er der ikke mange billeder i. Det er der derimod i oversættelsen til klart sprog:

Eksempel 1 skaber billeder inde i afsenderens hoved. Det er jo skrevet afsenderens fagsprog - det fagsprog, afsenderen har brug for for at kunne kommunikere millimeterpræcist med fagfæller. Men det skaber ikke noget som helst i læserens hoved i dette tilfælde, for læseren fatter ikke en bjælde. Det kunne lige så godt have handlet om svangerskabsforebyggelse for bævere.

Eksempel 2 forklarer sagen så præcist og indlysende for læseren, at han/hun slet ikke opdager, at det vidste hun ikke allerede. Smukt og hjælpsomt.

ØVELSE:
Byg din egen abstraktionsstige, hvor "landsbyens dagligbrugs" er næstnederste trin og "de såvel horisontalt som vertikalt sortimentsbegrænsede butikker med lokalisation i de perifere bebyggelsesområder" er det næstøverste. Der skal være mindst 2 trin mellem dem…



4. Vær konkret

Her er et andet eksempel, jeg også har brugt før. Det er et forsøg på at oplyse en gruppe borgere i en kommune om deres rettigheder i en bestemt situation.

Hvis du vil læses og forstås, så skriv om det, du skriver om!

Det er forbløffende, at man kan skrive så ukonkret og floromvundet om et meget konkret forhold. For sagen er jo simpel nok! Her er, hvad der i virkeligheden står:

!

Hvis du nu fx er ejendomsinspektør og skriver til beboerne i en udlejningsejendom, så forventer de nok, at du mener noget med hunde og katte, når du skriver til beboerne om "husdyr". Men er 8000 slagtesvin det første, man tænker på, når man bor i et parcelhus i en landsby på Nordfyn?

Eller: Skriver du et facebook-opslag om kollektiv trafik, handler det så om kollektiv trafik i almindelighed? Om den kollektiv trafik i dit lokalområde? Om linje 224's rute? Om flytning af stoppestedet på Landstrup Bygade for at forbedre skolebørnenes trafiksikkerhed? Lad det være tydeligt helt fra begyndelsen, hvad du skriver om, så din læser forstår relevansen og gider læse videre.

Et vigtigt hjælpemiddel for dig er abstraktionsstigen: "Støjdæmpning af "motorkøretøj" kan handle om hvad som helst fra en knallert til et diesellokomotiv eller en kampvogn. Et "motorkøretøj til persontransport" udelukker begge de sidstnævnte. Og så videre - indtil vi står tilbage med det, sagen egentlig drejer sig om: En klage over naboens gamle møgspand med defekt lydpotte.

"Karoline" her ved siden af er et individ med store brune øjne, som du måske har et personligt forhold til fra en gårdferie. Men hun er også nederste trin i et ukendt antal abstraktionsstiger, her fx en biologisk og en erhvervsøkonomisk.

Hvis du vil læses og forstås, så skriv om det, du skriver om! Hvor svært burde det egentlig være?

ØVELSE:
Du har set denne tekst før. Skriv den om, så den er umiddelbart og konkret forståelig. (Og ret fejlene.) Du må gerne opdele den i afsnit, hvis du synes, at det vil være en fordel.

"Det kan i produktets levetid blive nødvendigt at udskifte spildblækbeholderen, hvis den er blevet fyldt. Hvorvidt og hvor ofte dette er nødvendigt afhænger af antallet af udskrevne sider, den udskrevne materialetype og antallet af rensecyklusser, produktet udfører. Epson Status Monitor, LCD'et eller indikatorer på betjeningspanelet giver besked, når denne del skal udskiftes. Behovet for udskiftning af beholderen betyder ikke, at produktet er hold op med at fungere i henhold til specifikationerne. Udskiftningen af denne del er en rutinemæssig produktserviceaktivitet inden for produktets specifikation og er ikke et problem, der kræver reparation. Epsons garanti dækker derfor ikke omkostningerne i forbindelse med denne udskiftning. Hvis beholderen på produktet skal udskiftes, kan det gøres af en autoriseret Epson-servicetekniker. Denne del kan ikke serviceres af brugeren."



5. Brug aktive sætninger

HVEM gør noget? Jamen det gør da panserbasserne! Hvorfor må vi ikke få at vide, hvem der tager ansvar? Mennesker elsker at høre om, at andre mennesker tager ansvar!

Normale sætninger handler altid om, at nogen eller noget udfører en eller anden handling - eller med andre ord: Nogen gør noget. Det ligger i selve sprogets struktur med udsagnsled og grundled som sætningens bærende elementer: Udsagnsleddet fortæller om en handling, og grundleddet fortæller, hvem eller hvad der udfører den. Det kalder vi aktiv form.

Normale sætninger handler altid om, at nogen eller noget udfører en eller anden handling - eller med andre ord: Nogen gør noget. Det ligger i selve sprogets struktur.

Men i det første eksempel er der brugt passiv form - her mangler oplysningen om, hvem der handler.

Skriv altid efter formen "nogen gør noget"!

En almindelig sætning indeholder altid en "aktør" - nogen der gør noget:

  • Skoleforvaltningen
  • En almindelig sætning indeholder også altid en handling - noget der bliver gjort:

  • undersøger sagen
  • Altså: "Skoleforvaltningen undersøger sagen." Det er den kommunikationsteknisk mest korrekte sætning.

    Oven i købet er den som regel kortere, fordi der ikke skal bruges ekstra ord på et "sløre" aktøren.

    Hvis man skriver på vegne af en offentlig myndighed, er man ofte tilbøjelig til at skrive i passiv form for at skjule den enkeltperson, der har skrevet. Men det er forkert tænkt! I "Skoleforvaltningen undersøger sagen" er m/k'en ved tastaturet lige så godt skjult, og alligevel er det helt klart, hvem der handler: Forvaltningen. Organisationen sætter ikke "nogen" til at gøre det, den tager selv ansvar. Altså:

    Verbalsubstantiver er onde!

    En særlig udspekuleret ondskabsfuld version af passiv er de såkaldte "verbalsubstantiver" - også kaldet "sætningsord," fordi der er en hel sætning krøllet ind i sådan et ord.

    Altså: I en passiv forsvinder "aktøren - den, der gør noget. Men i verbalsubstantivet forsvinder handlingen også! Det kan gå grueligt galt, og det gør det også ofte - ikke mindst i oplysninger til borgerne om samfundet:

    Selvfølgelig kan du ikke helt undgå verbalsubstantiver. En "godkendelse" hedder nu engang en godkendelse. Men det koster jo hverken penge eller blod at skrive "jeg/vi/myndigheden skal godkende" i stedet for "godkendelse skal finde sted". Vel?

    ØVELSE:

    1. Prøv at omskrive denne vejledning fra en offentlig myndighed, så det bliver helt klart, hvem der skal gøre hvad, hvornår og i hvilken rækkefølge:

    2. Meddelelse af fristforlængelse for indsendelse af dokumentation for afholdelse af afsatte beløb vil kun kunne ske med Boligstyrelsens godkendelse.
    3. Lav en liste over de oplysninger, du mangler for at kunne løse opgaven!


    Læs mere om brug af passiv her:

    Læs mere om verbalsubstantiver i Tips om sproget.

    Hvordan synes du selv det går?

    Det er alt sammen meget godt; men nu skal du jo bare have skrevet den rapport. Eller den vejledning eller den redegørelse for et eller andet sagsforhold. Hvor svært behøver det egentlig at være?

    Ikke så svært! Ikke svært overhovedet. For ved nærmere eftersyn er der intet som helst i de 5 gode råd fra Markus Reiter, der ikke er ganske almindelig sund fornuft. Hvad vil du fortælle til hvem? Hvorfor? Okay - så fortæl det dog! Lige ud ad landevejen - med de ord du ville bruge, hvis du skulle fortælle det til en kollega eller en fagfælle, du ikke kender. Hvor svært kan det være? Nej, vel?

    God skrivelyst!

    Boksen

    Find din egen seneste tekst og tjek den for de 5 forslag fra Markus Reiter:

    1. Har du brugt ord, der får din læser - DIN læser - til at føle sig godt tilpas?
    2. Har du brugt ord, din læser allerede kender?
    3. Har du brugt ord, der kan få din læser til at "se det for sig"?
    4. Har du været konkret og ligetil og undgået alle tilløb til omsvøb?
    5. Har du skrevet i et direkte og aktivt sprog uden nødvendig passiv og med så få verbalsubstantiver som muligt?

    Læs selv Five Lessons for Brain-Friendly Writing .

    Eller, hvis du vil have hele historien, se her: Markus Reiter: Klardeutsch


    JavaScript Menu Courtesy of Milonic.com